Produtividade é um assunto que sempre teve seu espaço na vida das pessoas. Pessoas sempre procuram formulas em como podem produzir mais em suas vidas. Geralmente, canalizam forças somente em um aspecto diário, o trabalho. Salvo engano. Muito se diz que devemos separar o " eu profissional" do meu "eu pessoal". Existe sim um fundamento nesse conceito, mas o erro está na generalização. Só existe o "eu". Portanto, tentar ser produtivo e organizado no profissional, pode trazer muitos gargalos para essa própria produtividade. E advinha? A pessoa vai tentar mais meios de se otimizar, as vezes, desnecessariamente.

Eu não sou um ponto fora da curva nisso. Cometi erros simples, fiz diversas tentativas, e senti frustração. Trilhei um caminho interessante até chegar em um conceito próprio, que funciona pra mim atualmente. Não vou glamourizar que foi árduo o caminho trilhado pra modelar meu "sistema de organização e produtividade perfeito". Hoje com o advento da tecnologia, muita coisa foi facilitada. Existem muitas opções digitais, ou analógicas de baixíssimo custo. (Nada é de graça nesse mundo)

O (meu) primeiro passo foi identificar os atuais pontos de dor do meu dia-a-dia. Nesse ponto, eu estava me sentindo que cada dia que eu iniciava, havia uma rocha maciça na minha frente, e eu devia remover ela de alguma forma. Como? Fui observando minha rotina, e vendo o que me incomodava mais durante o dia. E não ironicamente minhas caixas de e-mail eram um caos completo. As caixa de entradas pessoal tinham toneladas de sujeiras em forma de envelopes eletrônicos ignorados, mensagens que vez ou outra escapavam do filtro do spam. Causando que  mensagens importantes se perdiam, ou erroneamente eram eliminadas. Não ironicamente em um nível menor, o profissional também contava com esses problemas. Excelente! Primeiro problema identificado.

A solução aqui foi um pouco drástica no lado pessoal. Identifiquei que os serviços de e-mail atuais embora eficientes, não me ajudavam em muita coisa. SIM, eu poderia despender um tempo configurando tags, filtros, e tudo que há de flexível. Porém, com extrema flexibilidade vem o ímpeto da melhoria contínua. Você nunca se contenta com o que tem e quer ficar eternamente mexendo naquilo. E bem, diferentemente do profissional (para a maioria das pessoas), no pessoal, você acaba tendo mais de uma caixa de entrada. O conceito de filtragem e afins pode ser similar, mas você sempre vai esbarrar no vendor lock-in. Aceite isso!

Portanto, após uma busca nem tanto longa, vi que o Hey! Mail tinha alguns pontos interessantes. Os principais, "The Screener", "Feed" e o "PaperTrail". Dei uma chance no período de teste. E casou perfeitamente com meu fluxo. O conceito cravado do Hey! me obrigou a criar um sistema em volta dele. O fato de eu ter o screener me "defendendo" de mensagens indesejadas, o feed me dando uma newsletter pessoal, e o papertrail deixando o que eu preciso ter ali, mas não na minha vista, foi perfeito pra mim. Acredito que o uso do Hey! vale uma postagem completa, ou veja você mesmo no site deles. E com o meu fluxo todo de mensageria indo pro Hey. Eu pude arquivar mensagens importantes nas outras caixas de entrada, e LIMPAR as contas. Agora, eu tenho só o necessário chegando pra mim. Tenho mais tempo para lidar com as mensagens que me importam.

Como eu disse anteriormente, o e-mail corporativo é um "aceite que dói menos". Se usam GSuite, ou Microsoft. É o que vai acontecer. No meu caso, eu usei o mesmo conceito aprendido no pessoal. Arquivei tudo que é importante, e LIMPEI completamente as mensagens. Zero inbox é o lema. Threads em andamento sem mantém na caixa de entrada. Porém, assuntos concluídos, mensagens de processos, são arquivados. Spam? Seja você mesmo seu Screener. Uma coisa que me ajudou bastante é o uso de clientes de email. Por exemplo Outlook. Lá consigo ter todas as caixas de entradas (menos o Hey), e gerir de forma consistente. Somos um só. Separe o profissional, mas no fim do dia todas suas caixas de entrada são de sua responsabilidade.

Bom, e-mails se acompanham de calendários. Quando eu iniciei o uso do Hey!, não havia um calendário como hoje. Porém, eu tentei diversos meios de ter um calendário sincronizado. Pelo Outlook, e em tentativas anteriores pelo Thunderbird. Todos eficientes! Mas minha vida não é uma máquina corporativa, embora eu faça parte disso como um trabalhador comum. É uma decisão nossa como conduzir calendários. E eu decidi que eu não funciono me "corporativisando" fora do trabalho. Eis que surge o Hey Mail!. Não nego que fiquei algumas semanas engasgado em como gerir o calendário. E havia também a condição que passei a usar ele no dia 1. Alguns bugs de sincronia com o provedor do calendário empresa ocorreram, como duplicar itens, ou não remover entradas. Mas tudo isso foi rapidamente resolvido pelo pessoal da 37Signals. Hoje, consigo ter um fluxo agradável tirando minha rotina diária do corporativo. E o corporativo se sincroniza comigo. Pessoal e empresa juntos. Virtualmente sem vendor lock-in, pois posso sair do Hey a hora que eu quiser. (Embora tenha que aceitar a suite corporativa da empresa)

O calendário do Hey tem muitos recursos que tiram a necessidade do imediatismo desenfreado, mas ainda te dando o conceito de responsabilidade que você deve seguir. Como o suporte ao conhecido "múltiplos" calendários, mas o que diferencia é o "Talvez" (Maybe), que é genial. Talvez eu faça aquilo, e tá tudo bem não conseguir fazer. Bullet de rotinas para coisas que precisam ser rastreadas como "tomar remédios" são um ponto forte, eles devem estar no seu calendário, mas será que vale uma entrada?

Em conclusão, eu tinha intenção de fazer uma postagem cobrindo todo meu sistema de organização. Mas só o email e calendário são assuntos bem grandes. Acabou que no meio dessa digitação, decidi simplesmente focar brevemente nesse tópico. Em breve publicarei o restante das ideias. Como o sistema de anotações e lista To-Do. Lembrando, que isso é um agrupado de conceitos e aplicações funcionaram pra mim. A internet tá cheia de "gurus" da produtividade, eu não sou um deles, aliás, até evito. Não digo para não consumir esse tipo de conteúdo, mas vá com cautela, existe muita coisa que é só objeto cenográfico no palco. Só você sabe suas necessidades. E o importante é alocar esforço no que funciona pra você.