Sé que nosotros, “los artistas”, tenemos fama de ser bastante desorganizados. Seamos sinceros con nosotros mismos: la verdad que muchos lo somos. Pero hoy en día no hay excusas para no estar organizados por lo menos en nuestra vida creativa, en nuestro trabajo. De lo que vivimos / queremos vivir de.

Muchos creativos que viven del freelance pierden oportunidades de trabajo por ser desorganizados, sin importar qué talentosos sean. No importa si son actores o diseñadores, muchos pierden posibles proyectos por no estar organizados. Por lo menos, a mi como director y productor, algo que puede hacer que no seleccione a un actor o una persona del crew es su desorganización, así sea la mejor persona que puede hacer ese trabajo. Prefiero a alguien muy bien organizado que alguien que no lo es.

Es casi absurdo que nos pasemos hustling gran parte de nuestro tiempo buscando nuevos proyectos, mandando emails y vendiéndonos como la mejor opción que cuando estamos allí, en las trincheras y a punto de conquistar el otro lado, perdamos la oportunidad por algo tan sencillo como no ser organizados con nuestro trabajo.

Y es que la excusas de que eres "creativo" no funciona hoy en día. Cuando dices eso significa que eres perezoso para organizarte. Y si eres perezoso en tu organización de tu trabajo, de lo que haces para vivir, ¿cómo esperas que la gente quiera contratarte?

Como una persona que vive de proyecto a proyecto, hay 3 piezas fundamentales que debes tener:

Hoy voy a hablar principalmente de cómo puedes usar un producto como Basecamp como tu manager de proyectos y tener toda tu vida creativa centralizada en un solo lugar.

Nota: Si te gustaría algo más a fondo, como por ejemplo, un paso a paso de cómo setear Basecamp, pon tu email al final de este post, y si veo qué hay un alto interés, publicaré un video tutorial.

Antes de hablar de Basecamp, hablemos de tu email y de tu calendario.

Hoy en día todos tenemos email y este se debe volver la pieza más importante de trabajo que tienes. Entonces debes tener un email dedicado a tu trabajo. No puede existir esa excusa de “es que yo no le presto atención a mi email.”

Allá afuera, en el mundo real (léase industrial), el email es la pieza de comunicación más importante. Y aquí, en nuestro mundo artístico, también lo es. Si no tienes un email bien organizado el cual constantemente revisas y utilizas, puedes perderte de comunicaciones de oportunidades de trabajo. Puedes perderte de la información del llamado o de cambios del proyecto.

WhatsApp y herramientas parecidas son buenas para tener comunicación en casi tiempo real pero no es una herramienta buena para todo tipo de comunicación. Entonces ya sea que usas un servicio pagado de email como Hey.com (el que yo uso) o Fastmail, o un servicio gratuito como iCloud o Gmail, tienes que tener un email profesional con tu nombre. Nada de ElBarto666@hotmail.com.

Otra pieza fundamental es tu calendario. Aquí el no saber o poder acceder fácilmente a tus compromisos ya adquiridos puede hacer que pierdas grandes chances de trabajo o tengas una sobrecarga de trabajo que puede hacer que no seas muy eficiente o que no puedas hacer un buen trabajo. Eso normalmente significa que no te vuelven a llamar.

Y eso es catastrófico para nosotros los freelancers. Ya que cuando vives de hacer freelance, no se trata de tener un millón de clientes, sino un puñado de clientes que son bastante recurrentes. Por lo tanto es vital que uses, ya sea el app nativo de tu celular como Calendar o Google Calendar, o algo más elaborado como la que yo uso que es Fantastical.

Allí debes poner todos tus compromisos, ensayos, audiciones, días de rodaje, entregas, fechas límites de proyectos, milestones... Tu vida la tienes que organizar dentro de tu calendario. Así te dé pereza hacerlo. Tienes que hacerlo. Tu talento y tu futuro depende de ello.

Basecamp es un software de project manager que se especializa para equipos que están trabajando remotamente. Pero, afortunadamente, tienen una opción limitada pero gratuita llamada Basecamp Personal.

Yo lo uso todos los días. Lo estoy usando en este momento escribiendo la última versión de este post.

Allí organizo todo lo de este blog, lo de mis empresas, mis tareas. Entonces quiero mostrarte cómo podrías usar este programa el cual funciona en tu navegador (Chrome, Safari, Firefox, Edge), en app nativa para tu computador tanto Mac o Windows, y en app para tu iPhone o Android, y todo se mantiene sincronizado.

Basecamp Personal viene con tres cosas principales:

Después de que creas un usuario, allí puedes crear tus proyectos. Estos pueden ser muchas cosas pero debes seleccionarlos muy bien porque solo tienes 3 y si necesitas más, debes pagar por ello.

Por ejemplo, si eres actriz, uno de esos proyectos puede ser literalmente tu vida como actriz. Entonces puedes usar uno de esos proyectos para manejar todas tus audiciones, callbacks, y proyectos en los que estás participando. Puedes tener todas las referencias de cierto personaje en un sólo lugar e ir agregando cada vez más y más información. Podrías tener sólo un proyecto allí, como si estuvieras trabajando en algo más largo en tiempo, y guardar toda la información allí.

Otro de esos proyectos puede ser tu grupo de teatro o de un proyecto como un micro-cortometraje que estás haciendo para tus redes y quieres organizar toda tu información del cortometraje en un solo sitio. Allí podrías invitar a otras personas a participar de ese proyecto.

Cuando entras al proyecto, te recibe una interfaz con varias cajas donde puedes poner la información. Depende de vos si usas todas o no. Aquí va una explicación de cada una y cómo podrías utilizarlo.

1. MESSAGE BOARDS

Aquí puedes crear una especie de Posts individuales tipo como eran los Messages Boards (de los 2000s) donde debajo del post existe la posibilidad de hacer comentarios por parte de otras personas de tu equipo.  Entonces allí funciona muy bien la idea de que es un software para un equipo, pero si eres una compañía de una sola persona, aquí puedes poner muchas cosas. Esta es la sección que yo más utilizo.

Aquí pongo los templates de los emails que más escribo mes a mes para ganar tiempo ya que es solo es copiar y pegar, y actualizar la información de acuerdo al que le estoy enviando la información. Para vos podría ser el email que mandas de introducción cuando mandas tu información como actriz o como persona del crew. O podría ser el pitch de tu empresa o de tus servicios.

Puedes hasta generar varios templates para diferentes oportunidades en un mismo post para tenerlos todos organizados o crear diferentes posts para cada uno de esos templates. Aquí también podrías generar escritos sobre tus diferentes personajes o anotar los briefings de clientes sobre el diseño que vas a realizar. Las posibilidades son infinitas dependiendo de lo que necesitas para tu trabajo.

2. TO-DOS

Esta es la sección que más utilizo, parte 2. Basecamp también es un manager de tareas. Y esto es increíble ya que puedes crear grupos de tareas por cada proyecto que tienes.

Si por ejemplo, eres actriz, un grupo de To-Do’s puede ser Audiciones, entonces allí puedes anotar “Mandar email de hoja de vida a Marco Velez” o “Preparar escena de audición de Ultraviolencia”. Y puedes ponerle una fecha de cuando quieres o necesitas hacer esa tarea.

Dependiendo de cómo hagas el setup de notificaciones en Basecamp, puedes recibir todas tus tareas semanales los Lunes o tus tareas diarias o te recuerda cuando tienes tal tarea a tu email, o sincronizarlo con tu calendario, aunque eso podría ser demasiadas notificaciones si ya vives dentro de Basecamp como yo. Es algo que tengo abierto todo el tiempo en mi computador por lo que tengo separado Basecamo de mi calendario.

3. DOCS & FILES

La tercera parte que más utilizo es Docs & Files. Aquí mantengo todo bien organizado para poder acceder a los archivos que más utilizo.

Ya que la mayoría de mis archivos no son nativos, casi todos son Google Docs y Google Sheets, aquí puedo relacionarlos con enlaces para no tener ir hasta Google Sheet y buscar el presupuesto o documentos de producción de Ultraviolencia. Sino que le hago click y me lleva allá.

Pero para vos podría ser algo como que en una carpeta tienes todas las escenas de las audiciones que estás preparando. En otra, los documentos de Ultraviolencia como el Guion completo y referencias.

Ya que solo tiene 1GB de espacio, aquí puedes relacionar a archivos en tu Google Drive o Dropbox o OneBox.

4. CAMPFIRE, SCHEDULE Y CHECK-INS

La verdad no uso ninguno de estos 3 elementos de Basecamp ya que soy una sola persona dentro de cada proyecto.

Me gusta este enfoque porque tengo prácticamente todo en un solo lugar: mi horario, mis pensamientos, mis tareas y puedo elegir el nivel de granularidad de lo que tengo que hacer en función de la situación o el proyecto.

Así es como se puede usar Basecamp Personal para tu vida creativa. Creo que le puedes sacar mucho jugo para vos no solamente con el trabajo pero con tu vida personal. Como tener más organizado el pedir una visa, o si estás empezando la universidad o un estudio, o si estás empezando tu propia empresa o si estás planeando tu boda.

Como dije antes, si te gustaría que hiciera un video tutorial mostrando paso a paso lo que se puede hacer con Basecamp, pon tu email al finalizar este post y si veo un gran interés, ¡lo estaré haciendo prontamente!

Espero que esto te haya funcionado. Déjame saber cómo vas a usar Basecamp.

* Este post no es patrocinado por Basecamp. Simplemente siento que es una herramienta increíble que todos nosotros podemos usar.