Er wordt in grote organisaties ontzettend veel gepraat over digitale transformatie en er worden prachtige vergezichten geschetst. Maar de realiteit van vandaag is dat mensen op de werkvloer er niet acuut wat aan hebben en technologie als een enorme frictie ervaren. Organisaties pompen honderdduizenden euro's in digitaliseringsprojecten, investeren fors in tools en software en IT, en steken zo goed als niks in het trainen van de mensen. En als ze de mensen wel trainen, doen ze het vaak op de verkeerde manier.

Ik bedacht een simpele en hele goedkope aanpak om daar iets aan te doen.

BlueCool is schitterend in zijn eenvoud. De kern van het idee leende ik van Herman Kopinga, die dit ooit een krokettenlunch noemde. Zijn logica was: mensen zijn dol op kroketten. Zorg dat er warme lekkere kroketten liggen, een uur lang, en vraag mensen in je organisatie om over een onderwerp een uur met elkaar uit te wisselen. Succes verzekerd.

Ik leende dit idee, maar voegde er wat extra elementen aan toe. Ik verving de kroketten door Coolblue-bonnen, omdat ik weet dat mensen die geïnteresseerd zijn in digitale fitheid daar veel meer door getriggerd worden dan door een kroket. En ik koppelde het aan de Digitale Fitheid Community, zodat je niet alleen een leuke bijeenkomst hebt maar ook een platform om die kennis vast te leggen, te delen, en over organisatiegrenzen heen uit te wisselen.

Een organisatie of afdeling koopt voor tweeduizend euro aan Coolblue-bonnen. Dat is serieus geld maar prima te overzien, en een schijntje vergeleken met de honderdduizenden euro's die organisaties pompen in digitaliseringsprojecten.

Je organiseert tien keer per jaar, behalve in de zomervakantie, een uurtje met mensen uit je organisatie die het interessant en leuk vinden. In de kantine, of in een leeg zaaltje tijdens lunchtijd of in de ochtend. Je legt per maand tweehonderd euro aan Coolblue-bonnen op tafel.

Degene die in dat uur de beste demo geeft, de beste tips en inzichten deelt waar de rest het meest aan heeft, gaat ervandoor met die tweehonderd euro aan bonnen. Wie dat is bepaal je simpelweg door te stemmen, of er nu vijf of vijftig mensen zijn.

Tweehonderd euro is echt veel meer dan een boekenbon, maar ook wel weer te overzien. Het is precies wat je nodig hebt als je net die ene aankoop uitstelde voor een hardware tool of gadget waar je naar verlangde, en dat maakt het genoeg om mensen te motiveren om een uurtje bij te dragen.

Als je dat in een open ontspannen sfeer doet en er zijn de eerste keer wellicht maar vijf mensen, dan geeft dat helemaal niks. Die vijf mensen hebben waarschijnlijk een leuk uurtje waarin ze van elkaar leren en uitwisselen.

Het belangrijkste: ze wijzen samen de winnaar aan en leggen de tips en tricks vast.

Waarschijnlijk denken er na afloop meerdere mensen in de organisatie: potver, dat ging wel heel makkelijk, die paar honderd euro. De volgende keer ga ik. En ik heb vast een betere tip die ze niet kennen. Maar ja, dat gaan anderen ook bedenken. Dus na een paar keer zal de kwaliteit van wat er in dat uur besproken wordt omhoogvliegen en leren steeds meer mensen van elkaar.

Langzaam sijpelen deze inzichten door de organisatie. En na tien keer heb je niet alleen heel veel waardevolle tips en tricks opgehaald die je kunt delen. Je hebt ook de mensen die hier affiniteit mee hebben en dit heel leuk vinden in kaart gebracht. Dit zijn de mensen die je nodig hebt als je een nieuw idee wilt lanceren op het gebied van technologie in je organisatie. En die ga je niet vinden op de huidige manieren. Die zitten namelijk op plekken waar je waarschijnlijk niet eerder zocht.

Vanuit de Digitale Fitheid Community bieden we organisaties de mogelijkheid om binnen onze community van duizenden leden, vol met rijke tips en tricks over digitale fitheid, een eigen afgesloten space aan te maken. Die is alleen voor medewerkers van jouw organisatie zichtbaar, mits mensen inloggen met een belastingdienst.nl of politie.nl account bijvoorbeeld.

Daarbinnen kun je informatie en tips delen over digitale fitheid binnen je organisatie. Heel laagdrempelig, en toch met directe toegang tot alle content van de hele community.

Maar je kunt ook meetups aanmaken. Het is communitysoftware, dus je kunt heel makkelijk zonder drempel die maandelijkse bijeenkomst in zaaltje 12b op de derde verdieping of in de kantine invullen. En mensen kunnen zich hier aanmelden. Waardoor je zo goed als geen werk hebt aan het organiseren en het uitnodigen van mensen.

Bijkomend voordeel: je kunt in de comments onder elk event alle tips en tricks verzamelen, zodat je die netjes overzichtelijk op een rij hebt. En als meer afdelingen in je organisatie dit soort bijeenkomsten doen, kun je dus allemaal bij elkaar spieken en van elkaar leren. De mensen buiten je organisatie kunnen er nooit bij.

Het aardige van BlueCool is dat bureaucraten het lastig kunnen kapen. Met de lessen die we al geleerd hadden, hebben we het min of meer huffterproof gemaakt. Het budget is zo laag dat je er snel toestemming voor krijgt, het is bottom-up dus je hebt geen goedkeuring nodig van hogerhand, en het levert direct zichtbare waarde op. Managers in grote organisaties hebben vaak last van het not-invented-here-syndroom en willen dit soort leuke initiatieven graag omarmen tot ze dood zijn. Maar als de drempel zo laag is, valt er weinig te omarmen.

Inmiddels pitchte ik BlueCool ook bij de Belastingdienst en bij diverse gemeentes. De reacties zijn enthousiast, want het is zo simpel en zo goedkoop dat elke organisatie die worstelt met digitale transformatie dit kan starten.

Het idee is afgelopen weken ontstaan en hebben we nu in beweging gezet. Op 2 maart is de kick-off van het project en starten de eerste bijeenkomsten tijdens de 5e editie van de Maand van de Digitale Fitheid. De komende tijd help ik alle mensen die nieuwsgierig en enthousiast zijn om hun eigen lokale meetups te organiseren.

Vanuit de Digitale Fitheid Community organiseren we een paar keer per jaar bijeenkomsten waarbij alle mensen die BlueCool-activiteiten organiseren worden bijgepraat en waarin we uitwisselen in een ontspannen sfeer. Altijd bij Wonders@Work naast Utrecht Centraal, lekker centraal in het land.

Wil je meedoen?
Wil je BlueCool starten in jouw organisatie? Mail me dan! Voor tweeduizend euro per jaar organiseer je tien bijeenkomsten waar honderden enthousiastelingen van elkaar kunnen leren.

Ik voorzie dat we binnen een paar jaar honderden van dit soort bijeenkomsten door het hele land hebben en dat we al die tips en tricks kunnen uitwisselen over de grenzen van al die organisaties heen.