De informatiehuishouding van het rijk moet dringend op de schop. Dit naar aanleiding van de toeslagenaffaire waarin onnoemelijk veel burgers tussen wal en schip raakten doordat op teveel lagen in onze overheid de regels gingen prevaleren boven het belang van de burger.
Daar is al veel over gezegd, en gaat nog meer over gezegd worden. Hoe dan ook moet het anders. Ik ben erg gelukkig met het aanstellen van een regeringscommissaris voor de informatiehuishouding van onze overheid. In de persoon van Arre Zuurmond hebben ze de goede man op de goede plek. Hij was te gast bij de kick-off van de Maand van de Digitale Fitheid op 1 maart. Aan de gesprekstafel (op 30.36 min) deelde hij wat over zijn ideeën en visie erop.
Ik verdiep me al een aantal jaren in een deelelement van deze complexe puzzel. Via mijn activiteiten voor de Koninklijke Vereniging Voor Informatieprofessionals had ik vele gesprekken met experts. Over de archiefwet, over burgers versus regels, over bureaucratie, over veel te dure IT, de Wet Open Overheid, De wet hergebruik overheidsdata en over het fenomeen selectielijst.
Ik schoof al eens aan bij een bijeenkomst van het programma Open op Orde, waar tientallen overheidsorganisaties proberen te voorkomen dat een tweede toeslagenaffaire zich zou kunnen voordoen. Wicked problems. Meer dan één. Een mooie en urgente puzzel.
Het schuift en beweegt allemaal. En dat is een goede zaak. Maar zoals gewoonlijk wordt er bij de overheid vaak gekeken van bovenaf. Mijn fascinatie betreft de onderkant. Ik ben er namelijk diep van overtuigd, dat als de eigen informatiehuishouding van ambtenaren (en scherm- en kenniswerkers in het bijzonder) op orde is, én er is ook nog zoiets als informatiebewustzijn en informatieliquiditeit, alle overheidsvraagstukken er acuut anders uitzien.
Zoals Erwin Witteveen en ik in 2010 al schreven in Easycratie; de meeste vraagstukken in onze samenleving zijn in de kern bureaucratisch van aard. De kennis is er, de informatie is er, de ideeën zijn er, net als de passie, urgentie en noodzaak, net als de technologie. Waarom worstelen we dan zo met zorg, onderwijs en duurzaamheid? Het antwoord is simpel; bureaucratie.
Ik ben niet tegen bureaucratie, maar we hebben er veel te veel van. Het gereedschap van een bureaucraat bestaat uit geld en papier (al dan niet digitaal). Dankzij de netwerk- en informatiesamenleving heb je minder geld en papier nodig dan ooit.
Terug naar de informatiehuishouding. Zoals we in ons recent verschenen boek Ons werk is stuk betogen, is er de afgelopen decennia erg veel geld geïnvesteerd in IT, maar is het geld voornamelijk bij de T van technologie terecht gekomen in plaats van bij de I van informatie. Het gevolg is dat de veel ambtenaren eekhoorns geworden zijn die hun eikeltjes niet meer terug kunnen vinden. De software die de ambtenaren gedwongen moeten gebruiken zijn gebaseerd op documenten. Die heten tegenwoordig .doc, .pdf, .xls en .ppt. En die zijn in aantal geëxplodeerd in bevolken in talloze versies en dubbelingen inboxen, mappen en submappen. Ondertussen mailen ambtenaren vele zaken aan zichzelf omdat ze geen idee hebben waar ze hun gedachten, taken en research anders moeten laten.
Dat kan zo niet langer. Dit raakt op vele manieren zoals beschreven in ons boek aan burn-out, werkdruk, werkplezier, levenslang leren, slagkracht én innovatie. Een deel van de oplossing zit hem in het volgende:
We moeten gaan erkennen dat:
Daar is al veel over gezegd, en gaat nog meer over gezegd worden. Hoe dan ook moet het anders. Ik ben erg gelukkig met het aanstellen van een regeringscommissaris voor de informatiehuishouding van onze overheid. In de persoon van Arre Zuurmond hebben ze de goede man op de goede plek. Hij was te gast bij de kick-off van de Maand van de Digitale Fitheid op 1 maart. Aan de gesprekstafel (op 30.36 min) deelde hij wat over zijn ideeën en visie erop.
Ik verdiep me al een aantal jaren in een deelelement van deze complexe puzzel. Via mijn activiteiten voor de Koninklijke Vereniging Voor Informatieprofessionals had ik vele gesprekken met experts. Over de archiefwet, over burgers versus regels, over bureaucratie, over veel te dure IT, de Wet Open Overheid, De wet hergebruik overheidsdata en over het fenomeen selectielijst.
Ik schoof al eens aan bij een bijeenkomst van het programma Open op Orde, waar tientallen overheidsorganisaties proberen te voorkomen dat een tweede toeslagenaffaire zich zou kunnen voordoen. Wicked problems. Meer dan één. Een mooie en urgente puzzel.
Het schuift en beweegt allemaal. En dat is een goede zaak. Maar zoals gewoonlijk wordt er bij de overheid vaak gekeken van bovenaf. Mijn fascinatie betreft de onderkant. Ik ben er namelijk diep van overtuigd, dat als de eigen informatiehuishouding van ambtenaren (en scherm- en kenniswerkers in het bijzonder) op orde is, én er is ook nog zoiets als informatiebewustzijn en informatieliquiditeit, alle overheidsvraagstukken er acuut anders uitzien.
Zoals Erwin Witteveen en ik in 2010 al schreven in Easycratie; de meeste vraagstukken in onze samenleving zijn in de kern bureaucratisch van aard. De kennis is er, de informatie is er, de ideeën zijn er, net als de passie, urgentie en noodzaak, net als de technologie. Waarom worstelen we dan zo met zorg, onderwijs en duurzaamheid? Het antwoord is simpel; bureaucratie.
Ik ben niet tegen bureaucratie, maar we hebben er veel te veel van. Het gereedschap van een bureaucraat bestaat uit geld en papier (al dan niet digitaal). Dankzij de netwerk- en informatiesamenleving heb je minder geld en papier nodig dan ooit.
Terug naar de informatiehuishouding. Zoals we in ons recent verschenen boek Ons werk is stuk betogen, is er de afgelopen decennia erg veel geld geïnvesteerd in IT, maar is het geld voornamelijk bij de T van technologie terecht gekomen in plaats van bij de I van informatie. Het gevolg is dat de veel ambtenaren eekhoorns geworden zijn die hun eikeltjes niet meer terug kunnen vinden. De software die de ambtenaren gedwongen moeten gebruiken zijn gebaseerd op documenten. Die heten tegenwoordig .doc, .pdf, .xls en .ppt. En die zijn in aantal geëxplodeerd in bevolken in talloze versies en dubbelingen inboxen, mappen en submappen. Ondertussen mailen ambtenaren vele zaken aan zichzelf omdat ze geen idee hebben waar ze hun gedachten, taken en research anders moeten laten.
Dat kan zo niet langer. Dit raakt op vele manieren zoals beschreven in ons boek aan burn-out, werkdruk, werkplezier, levenslang leren, slagkracht én innovatie. Een deel van de oplossing zit hem in het volgende:
We moeten gaan erkennen dat:
Slechts een klein deel van alle informatie die op alle mogelijke manieren op een ambtenaar afkomt, via boeken, congressen, mail, netflix, podcasts, appjes en de krant, en die hij of zij wil bewaren daadwerkelijk beveiligd en bewaard moet worden.
De archiefwet biedt daar genoeg ruimte voor. Zolang een ambtenaar iets op een papiertje of een bierviltje krabbelt is er weinig aan de hand. Verplaatst die handeling naar een digitale omgeving en je
hebt de poppen aan het dansen. Managers schieten in de kramp na oekazes van IV-ers en IT-ers.
Onwetendheid, onkunde en onwil. De drie O-s die maken dat talent de organisatie verlaat en in de vorm van hiërarchische vluchteling als zzp-er wordt ingehuurd, maar dan met (vaak goedkopere) hulpmiddelen beter kan omgaan met informatie en zo zijn werk kan doen.
Als de individuele ambtenaar ontzorgd en ontlast kan worden in het kunnen dealen met informatie dan gaat de rest vanzelf een stuk sneller, beter, makkelijker, fijner en goedkoper.