Ik ontdekte iets ontzettend waardevols. Ik las en herlas een fantastisch boek: The Notebook van Roland Allen uit 2023. Inmiddels heb ik stapels exemplaren cadeau gedaan aan iedereen die het volgens mij móét lezen. Het boek is een historische reconstructie van hoe mensen zijn begonnen met dingen opschrijven. En dat blijkt vele malen belangrijker en impactvoller te zijn dan we tot nu toe dachten. Het is de historische fundering van PKM (Persoonlijk Kennismanagement).

Een van de meest vernieuwende inzichten die ik opdeed, was dat er vóór de boekdrukkunst en vóór de renaissance iets gebeurde dat aan beide ontwikkelingen voorafging. In een dorpje buiten Florence ontdekte iemand hoe je veel goedkoper en sneller papier kon maken van houtpulp en linnen. Tot dat moment werd er vooral geschreven op perkament, waarvoor je veel leer, huid en urine nodig had. Dat was niet bepaald toegankelijk qua prijs en beschikbaarheid voor de meeste mensen. Wat er vervolgens gebeurde, is dat veel meer mensen toegang kregen tot papier en dat op alle denkbare manieren gingen gebruiken – en uiteraard ook misbruiken. En als je ineens veel dingen gaat opschrijven, dan kun je erop wachten dat iemand gaat nadenken over hoe je dat handig kunt structureren en organiseren.

Zo ontstond de zogeheten ‘double-ledger’. Anti-kapitalisten zullen het misschien de bron van alle kwaad noemen, maar de Medici in Florence hadden nooit zo’n imperium kunnen opbouwen zonder deze uitvinding. Deze manier om geldstromen en leningen op te schrijven – via debet en credit – bleek de basis te zijn van het immense succes van de vroege kapitalisten. In de slipstream daarvan leerden mensen als Da Vinci en Michelangelo in één keer hun gedachten en ideeën slim en gestructureerd vastleggen. En in het Italië van toen werden de zogeheten zibaldones uitgevonden: verschillende soorten boekjes met elk een eigen toepassing om persoonlijke ideeën, observaties, reflecties en wetenswaardigheden te noteren. Een PKM-systeem op papier!

Hierdoor kon het gebeuren dat de beroemde Geoffrey Chaucer – bekend van The Canterbury Tales – een van de fanatiekste verspreiders werd van dit soort handige notitieboeken. Dat leidde in Engeland tot vroege industriële ontwikkelingen. Filosoof John Locke schreef zelfs zijn eigen versie van wat wij nu zouden noemen Building a Second Brain of Linking Your Thinking: A New Method of Making Commonplace Books.

Al deze ontwikkelingen leidden enerzijds tot het werk van Isaac Newton, Charles Darwin, Alexander von Humboldt en Linnaeus (die de beroemde indexkaarten uitvond), en anderzijds tot de uitvinding van het vischboek in Nederland. Dat had ik me nooit gerealiseerd.

Er was namelijk een periode waarin mensen geen gemeenschappelijke namen hadden voor vissen. Niet handig als je er dingen over wilt opschrijven, bewaren, van leren of er handel in wilt drijven. In de tijd dat men perkament gebruikte, gebeurde dit gewoon niet. Daardoor had een vis in Scheveningen een heel andere naam dan een vis in Harlingen.

Al deze kennis bleek uiteindelijk de fundering te zijn onder het immense succes van de VOC. Mondiale handel in geld en goederen vereist duidelijke afspraken – en het goed kunnen vastleggen daarvan.

 Zo raakt dit boek een duizenden jaren oude lijn van hoe mensen, waarom en op welke manier dingen opschrijven. Extra leuk is dat er een heel hoofdstuk aan is gewijd over hoe politieagenten in hun notitieboeken dingen correct moeten vastleggen – zónder de mogelijkheid om bewijs achteraf te manipuleren (om corruptie tegen te gaan). Tot op de dag van vandaag is dat namelijk een puzzel: hoe leer je politiemensen persoonlijke observaties en kennis goed vastleggen?

Je zou de eerste toepassingen van papier en bijzondere opschrijfboekjes, zoals zibaldones en commonplace books, kunnen zien als de eerste grote golf in PKM. De tweede golf kwam met de opkomst van de pc en later de smartphone. David Allen bedacht de GTD-methode, Merlin Mann de Hipster PDA en 43 Folders, en Ryder Carroll – die uitvoerig aan bod komt in dit boek – het beroemde Bullet Journal

En nu, anno 2025, kun je gerust stellen dat we aan het begin van de derde grote golf staan. Met de groeiende bewustwording rond PKM en de term zelf, en met denkers als Nick Milo, Anne-Laure de Le Cunf, Nicole van der Hoeven en Tiago Forte, staan we aan de vooravond van een nieuwe fase in het ontwikkelen van kennis over hoe je omgaat met persoonlijke informatie.

Ik vermoedde al een tijdje dat mijn persoonlijke ontologie een belangrijker puzzelstukje in dit geheel was dan ik tot nu toe doorhad. En na het lezen van dit boek weet ik het zeker. Irrationele databases rocken! Net als gelinkte informatie, voorbij het dogma van ‘het document’.

In organisaties kijken ze liever nog even weg van dit onderwerp. Daar worstelen ze liever met grote complexe systemen die niet intuïtief en erg duur zijn. Maar als je de individuele medewerker optimaal bediend met het kunnen omgaan met eigen informatie en kennis (noodzakelijk om van grotere waarde te kunnen zijn in je dagelijks werk) dan creëer je frustratie, vertraging en onnodige handicaps. Geen wonder dat zzp-ers en kleine startups veel sneller kunnen. Die nemen hun tools, kennis en informatie bloedserieus.

Wat we doen met de Digitale Fitheid Community en de PKM Summit is geen niche. Het is wat mij betreft een van de meest fundamentele ontwikkelingen in de geschiedenis van informatie. Ik heb er alle vertrouwen in dat dit ergens in de komende tien jaar breed erkend gaat worden. Mensen die hun digitale hygiëne en digitale vaardigheden op orde hebben, gaan er het eerst van profiteren. Alle kennis, inzichten en ideeën hierover stromen naar en door de Digitale Fitheid Community. Dus als je, net als ik, voelt dat er iets moois aan het opbloeien is: blijf dan vooral in onze buurt! 

En lees dat boek.