Dit essay van mijn hand stond deze week in Binnenlands Bestuur

Overheid; focus niet op IT maar op het beter kunnen doen van kenniswerk!

 

 

Al zeker een jaar of vijftien zie ik met lede ogen aan hoe de ene hype over digitalisering de andere opvolgt. En elke keer opnieuw wringt het. Er worden budgetten vrijgemaakt, trajecten ingekocht en er worden nieuwe systemen ingericht. Morgen wordt alles anders, en vooral beter. Ik denk dat we toe zijn aan een eerlijk gesprek over de weeffouten in het denken over organisaties en technologie. Over relatietherapie tussen mens en technologie. En over het verwarren van doel en middel. Maar om te ontdekken waar we morgen naartoe kunnen moeten we eerst leren van gisteren en eergisteren. Waar ging het mis, wat ging er mis en wat kunnen we daaraan doen?

 

Peter Drucker gebruikte in 1955 in zijn beroemde boek Landmarks of Tomorrow als eerste het woord kenniswerker. Dat was, in zijn betoog een heel ander soort medewerker dan de handarbeider. Het belangrijkste verschil in aansturing tussen beide types was het feit dat een set instructies geven over hoe ze dat werk moesten doen bij kenniswerkers nogal zinloos was. Een machine bedienen is makkelijk uit te leggen, maar hoe je tot een beleidsplan of een strategie komt, dat is niet even snel over te dragen aan een volgende medewerker. 

 

Les 1 bij kenniswerkers: bemoei je niet met hoe een kenniswerker werkt. Hetgeen perfect aansluit bij wat hoogleraar Mathieu Weggeman schreef in zijn boek Leidinggeven aan Professionals? Niet Doen! Les 2: Kenniswerk bestaat uit workexecution en workflow. Daar is historisch iets flink misgegaan; voor het managen van de workflow hebben ze anderen ingehuurd en boven de kenniswerkers gezet. Managers. Maar je moet dus geen kenniswerkers managen, maar de workflow. En dat doe je het beste tussen de mensen en niet erboven.  Kenniswerkers moet je leiden, dienen, steunen, faciliteren en soms een draai om de oren of een shop onder hun kont.  Maar je moet ze dus niet managen. 

 

Bij de overheid, op elke bestuurslaag, werken erg veel kenniswerkers. En omdat mensen soms niet helemaal scherp hebben wanneer je nu wel of geen kenniswerker bent, kies ik voor een wat bredere kijk en noem ik ze schermwerkers. Doe je vier uur per dag of meer werk door naar een (smartphone/tablet/computer) scherm te kijken, dan hoor je bij die naar schatting 4 miljoen Nederlanders die in hetzelfde schuitje zitten. 

 

Als sinds Keynes was ons beloofd en voorspeld dat we fors minder zouden hoeven te werken in de toekomst door computers, robots én automatisering.  Maar het tegendeel blijkt waar. We zijn slaaf geworden van de computer en haar dienstbare dienaren de smartphone en tablet. Maar die computer, die gebruiken de meeste ambtenaren als een dure typmachine. Uit zowel kwantitatieve als kwalitatieve onderzoeken blijkt keer op keer dat we bij de overheids in feite nog steeds op een jaren zeventig kantoor manier staande en liggende A4-tjes (.doc, .pdf, .xls en .ppt) aan het rondsturen zijn en die in mappen en submappen stoppen. We hebben vier paarden voor een auto gezet, en zijn in al die vernieuwingshypes rondom digitalisering meer paarden voor die auto gaan zetten. Wellicht moeten we het even hebben over het contactsleuteltje....

 

Je ziet het vaak bij innovatie, dat je eerst de nieuwe mogelijkheden op de oude bekende manier gaat toepassen. We zijn immers gewoontedieren en maar heel soms komen we in een paradigmaverschuiving zoals we die gezien hebben tussen het verzamelen van CD's en het kunnen streamen van muziek.  Met de opkomst van de netwerk- en informatiesamenleving is de hoeveelheid informatie waartoe we ons dagelijks moeten verhouden geexplodeerd. Ons brein kan dat helemaal niet aan zoals David Allen terecht opmerkte in 2001 in zijn boek Getting Things Done.  En laten de meeste overheidsmedewerkers nou juist zijn ingehuurd vanwege dat brein in combinatie met ervaring, talent en passie. 

 

Mobiele devices, email, notificaties, en zeker ook MS Teams en Zoom hebben gezamenlijk voor de grootste aanslag op onze cognitieve vermogens gezorgd sinds mensenheugenis. Daar waar velen Hybride Werken als een grote stap vooruit zien, zie ik een ramp.  Dat directies, en HR- en IT-afdelingen dat anders zien is vrij logisch. Al een jaar over vijftien wandel ik als spreker, schrijver en technologiefilosoof bij bijna elk overheidsonderdeel binnen en neem ik hetzelfde waar. HR-mensen, die wat mij betreft leidend zouden moeten zijn in de ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van de medewerkers, houden niet van knopjes en blijven doorgaans vér uit de buurt van alles rondom digitalisering.  Knopjesmensen, ook wel IT-ers genoemd vinden knopjes veel overzichtelijker dan mensen en vertoeven het liefst in die voor hen overzichtelijke wereld. En veel oplossingsrichtingen zouden kunnen komen uit de wijsheid van de IV-ers (archivarissen, documentalisten en bibliothecarissen) maar die gebruiken of te moeilijke woorden zoals ontologien, taxonomieen en laten zich doorgaans de kaas van het brood eten door de IT-ers, die dol zijn op speelbudget voor nieuwe experimenten.

 

Waar allen aan voorbijgaan, is dat het digitale werkgereedschap waarmee de ambtenaar zijn werk moet doen volledig gebaseerd is op documenten. Lotus, de Gsuite en MS Office365 zijn allemaal document-centric.  Er valt nog veel winst te behalen in hier een stuk beter mee om kunnen gaan, maar ik denk dat we gauw op zoek moeten naar alternatieven voor dit gereedschap. In de 21e eeuw moeten we eigenlijk software gebruiken die beter past bij de behoeften van vandaag. (Een deel van de medewerkers doet dat vaak stiekem al)

 

We hebben afgelopen 40 jaar een paar duizend miljard euro geinvesteerd in Europa in IT. Maar eigenlijk is al het geld naar de T gegaan en zijn we de I vergeten.  Een gemiddelde schermwerker is 240 uur per jaar kwijt aan zoeken. Daarnaast is hij 40(!) dagen per jaar aan het compenseren van wat hij alweer vergeten is (of niet kan terugvinden) en gehannes met de muis en computer kost minimaal 200 uur per medewerker per jaar. Tel dit op en zaken als werkdruk, werkplezier, duurzame inzetbaarheid, slagkracht en innovatie zien er acuut anders uit.  Dat gehannes met die computer is overigens een zorgelijk punt. Er is namelijk erg veel schaamte op de werkvloer over niet goed kunnen omgaan met digitale middelen. Ook in de top is die schaamte er, maar die zit om begrijpelijke redenen nóg beter weggestopt. 

 

Wat te doen? Hoe blijven we weg bij holle containerbegrippen als digitalisering en digitale transformatie, en hoe bieden we een concreet handelingsperspectief aan zowel de bovenste managementlagen als aan Hermien die managementassistent is en aan Pieter die de facilitaire dienst runt? Ik vind dat we terug moeten naar de tekentafel.

 

Werk aan de digitale fitheid van elke medewerker. Wil je mentaal fit blijven dan moet je ook digitaal fit worden, je ontkomt er domweg niet aan. Dat betekend vooral dat je op team-niveau (van bovenaf werkt niet) met elkaar afstemd in een digitaal werkmanifest hoe je samenwerkt, met welke tools en hoe je die tools gebruikt. Veel ruis en gedoe in organisaties wordt veroorzaakt omdat de digitale hygiene niet op orde is. Daardoor vallen mensen elkaar steeds lastig over versies en status-updates. Pak email aan. Zoals Cal Newport in zijn boek a World without email heel treffend beschrijft, is emailbelasting één van de ergste uitwassen van hoe we verkeerd naar schermwerk kijken. Er zijn veel mensen die denken dat emails versturen en beantwoorden hun werk is. 

 

Ons brein is de grootste energievreter van ons lichaam. Denken kost heel veel energie. Doe je meer dan drie video-gesprekken per dag? Dan ben je mentaal in no time uitgeput en kom je aan je echte werk niet meer toe. Ben je een leidinggevende die dit toch probeert? Gauw mee stoppen voordat je mensen omvallen en je weer nieuwe medewerkers moet zoeken. Dat gehannes met Outlook, Powerpoint of Excel zorgt voor frustratie en onnodige breinbelasting. net als het vaak niet kunnen vinden van de juiste informatie op het juiste moment. Dit gaat niet over digitale vaardigheden, maar over persoonlijk kennismanagement (PKM).  En daar waar de consultants zich het vuur uit de sloffen rennen om digitale vaardigheden aan de man te brengen vergeten ze allemaal het belang van digitale hygiene en persoonlijk kennismanagement. 

 

George Bush sr. verloor de verkiezenen van Bill Clinton omdat de laatste een goed werkende slogan had: It's the economy you stupid!. Ik zou hier, op dit podium willen zeggen: Heren en dames bestuurders: It's the informaties, you stupid! Focus dus niet langer op IT maar op informatie, en de omstandigheden waaronder jullie medewerkers daar mee kunnen omgaan. Dit kan zo niet langer. Het kost de staat miljarden, de medewerkers kostabre tijd en de burgers onnodige frustratie. En het is bovenal niet nodig. Alle oplossingen zijn er al, je moet alleen op een andere manier de de puzzel kijken. Ten slotte nog een uiterst waardevolle quiote van dezelfde Peter Drucker die het woord kenniswerk bedacht:  "There is nothing quite so useless as doing with great

efficiency something that should not be done at all.

 

Dit jaar organiseer ik samen met Marie-Louise Borsje van RADIO (RijksAcademie voor Digitalisering en Informatisering Overheid) voor het eerst de Maand van de Digitale Fitheid, waarin we vijf jaar lang in maart dit onderwerp blijven agenderen en hulp bieden bij mensen die een uitweg zoeken uit het digitale moeras.

 

 

Martijn Aslander is technologie-filosoof, schrijver van Ons werk is stuk dat 1 maart verscheen en is vrijwillig teamchef bij de politie.