Photo by Alex Chambers on Unsplash
Het komt regelmatig voor dat ik aan een publiek of team iets probeer uit te leggen, en dat de taal tekort schiet. Wat ik dan meestal doe, is een term of begrip verzinnen dat ik kan gebruik als 'anker' voor het hetgeen ik duidelijk probeer te maken. Die dingen ontstaan in een opwelling in het moment, en in de weken erna probeer ik hem dan wat vaker uit, zoals de micronotitie, het 'Moeras van de verdwenen notities' of de 'informatiedoctrine'. En zo was daar ineens het getal van Aslander. Ik aarzelde aanvankelijk vanwege mijn eigen achternaam, maar hij werkt zo goed, dat anderen hem al een tijdje gebruiken en ik er gewoon helemaal achter sta.
Hij ontstond, zoals zo vaak, uit een stukje ongenoegen. Elke keer als ik vol vuur en enthousiasme vertel en demonstreer hoe je zoveel sneller en beter met informatie kunt omgaan dan met de beperkte one-size-fits-all aanpak van de (verder uitstekende) Microsoft producten, loop ik tegen een muur op. Nu klim ik graag over een muur, maar hier zit ook nog prikkeldraad omheen en er liggen vermoedelijk ook nog landmijnen.
Het standaardargument in de meeste organisaties om geen nieuw digitaal werkgereedschap toe te laten in de organisatie is gebrek aan geld, it-ondersteuning maar vooral, echt vooral, 'beveiliging'. Informatie opslaan in andere tools dan die van de standaard werkomgeving zou niet veilig zijn. En daarmee lijkt dan de discussie gesloten.
Maar als je dan even verder vraagt en kijkt, ontdek je wonderlijke dingen. Zo weet ik van dichtbij dat WhatsApp, de berichtendienst van het vermaledijde Facebook, werkelijk overal gebruikt wordt. Van de meelezende Amerikanen notabene! Zelden tot nooit waagt de afdeling IT zich aan dit 'veiligheids-aspect'. En terecht, want waarschijnlijk worden ze door een woedende menigte kantoormedewerkers gelyncht als ze dit in hun hoofd halen. Verder weet ik zeker dat meer dan een miljoen Nederlanders voor hun werk intensief gebruik maken van de meegeleverde notities-app van de iPhone en iPad voor het opslaan van informatie en micronotities. Daar hoor je ook geen management, directie of it-afdeling over. Weg argument 'beveiliging' wat mij betreft. En daarmee is het pad geëffend voor een broodnodige ontsnapping uit dit uiterst beperkende tijdrovende en frustrerende kader. Wat als we alleen dat beveiligen wat écht terecht zwaar beveiligd moet worden, maar voor de rest ruimte creëren? Daarom het getal van Aslander.
Het getal van Aslander is een dynamisch getal. Het drukt het percentage informatie uit dat je dagelijks zou willen opslaan en dat daadwerkelijk beveiligd moet worden. Doorgaans (ik schat voor zo'n 80% van de kenniswerkers) is het tussen de 8 en 15%. Voor die 80%: word rebels, ga je gang, denk aan je ambtseed, gebruik je gezonde verstand en leef je uit. Gebruik je eigen laptop of tablet, download Miro, Workflowy of Notion en verhoog je informatieliquiditeit. Voor de overige 20% van de kenniswerkers die in gevoeliger functies zitten: sorry. Het is niet anders. Voor jullie heb ik nog geen oplossing.
De 4,5 miljoen kennis- en informatiewerkers die dit land rijk is, observeren en monitoren dagelijks enorm veel informatie, waarvan ze een deel willen opslaan voor later gebruik. Een artikel in de krant, op het web of in de vakliteratuur bijvoorbeeld, een strofe uit een boek of een gedachte die oppopte tijdens het bekijken van een Netflix-serie of het beluisteren van een podcast. Iets dat je hoorde bij het koffieapparaat of een gedachte onder de douche. Informatie die je voor je werk zou willen opslaan is qua volume veel groter en rijker dan de emails, en documenten waar de afdeling IT zich druk over maakt. En dat is precies waar ik het over wil hebben.
De waarde van een kenniswerker zit in zijn skills, houding, ervaring, kennis, ideeën en inzichten. En in zijn netwerk. Het vermogen om snel informatie te kunnen vinden én delen is cruciaal. Uit een regelmatige rondvraag het afgelopen jaar, en uit onderzoek kwam het volgende naar voren. Bij het grootste deel van de kenniswerkers is maar 8 tot 15% van alle informatie die ze beroepshalve zouden willen opslaan, te kwalificeren als 'mission criticle', AVG-gevoelig of politiek brisant. En om dat te beveiligen wordt ander digitaal werkgereedschap niet toegelaten op de werkvloer. Waardoor informatie niet liquide is en de medewerkers een soort eekhoorns zijn die hun eikeltjes niet meer kunnen terugvinden omdat de tools die ze gedwongen moeten gebruiken, gebaseerd zijn op de jaren '70 kantooromgeving. Daarmee gebruiken we de computer als veredelde typemachine. Geen wonder dat we nergens aan toe komen: ons huidige werkgereedschap is te traag om met de explosie aan informatie, kansen en mogelijkheden om te kunnen gaan. En ondertussen whatsappt iedereen er vrolijk op los, terwijl de beveiliging van vele organisaties niet verder gaat dan een uiterst lastig te raden wachtwoord als Welkom2020.