Werk je bij een grote organisatie? Goede kans dat er veel geïnvesteerd wordt in systemen. In portalen. In nog meer tools. Elk jaar gaat er een godsvermogen naar platforms die ‘kennisdeling’ moeten bevorderen. Maar bijna niemand stelt de vraag: hebben onze mensen eigenlijk grip op hun eigen informatie?

De term ‘persoonlijk kennismanagement’ (PKM) klinkt misschien als iets uit de zelfhulp-hoek, maar het is een fundamenteel onderdeel van het dagelijkse werk. Of eigenlijk: het is het dagelijkse werk. Alleen noemt niemand het zo.

In het leven van een medewerker stroomt dagelijks een enorme hoeveelheid informatie binnen. Van wakker worden tot slapen gaan. Dingen die ze lezen, horen, denken, noteren, gezegd krijgen, onthouden of juist vergeten. Ingevingen op de fiets. Zinnen uit een boek. Een link van een collega. Een aantekening van drie maanden terug. Soms privé, soms professioneel – maar altijd persoonlijk. Wat gebeurt er met al die informatie?

Niet veel. Want we hebben mensen nooit geleerd hoe ze dat soort kennis kunnen vangen, ordenen, verrijken en terugvinden. Het is de blinde vlek van grote organisaties: ze verwachten dat mensen werken met wat ze weten, maar geven hen geen manier om dat weten ook te beheren.

En dus raken inzichten zoek. Gaan ideeën verloren. Worden wielen opnieuw uitgevonden. Gaan mensen sleutelen aan documenten waarvan ze weten dat ze die al eens eerder gemaakt hebben, maar niet meer weten waar. Onnodig veel dubbel werk, al gauw 500 uur per jaar (!) per medewerker. Niet omdat de medewerkers dom zijn. Maar omdat niemand hen serieus heeft genomen als informatiewerkers. En evenmin het werkgereedschap of de vaardigheden heeft aangereikt om daarmee om te gaan.

We vinden het inmiddels vanzelfsprekend dat je een laptop krijgt, toegang tot Teams, en dat je meedraait in het digitale circus. Maar als iemand wil weten hoe je snel bij je notities komt, hoe je losse flarden koppelt aan vakkennis, of hoe je je ideeën terugvindt op het moment dat ze relevant zijn – dan is het stil.

PKM staat niet in je functieomschrijving. Er is geen training voor. Geen leidinggevende die ernaar vraagt. Geen KPI die meet of je je informatiehuishouding op orde hebt.

En toch is het cruciaal. Want informatie die je niet kunt terugvinden, is niets waard. En kennis die niet verbonden raakt aan je werk, verandert niets. De realiteit? We onderschatten informatievaardigheid structureel. Institutioneel. Omdat het te persoonlijk voelt. Te weinig “schaalbaar”. Of omdat het confronterend is om te zien hoeveel potentie er op de plank blijft liggen.

Maar wie het wél serieus neemt, ziet iets opmerkelijks gebeuren: medewerkers die hun kennis terugvinden, kunnen beter denken. Beter beslissen. Beter samenwerken. Die hoeven niks opnieuw te bedenken. Die kunnen associëren, bouwen, combineren, versnellen (daarom zijn Wigo4IT en Voys zo succesvol).

In plaats van informatie te verliezen aan de waan van de dag, wordt het bagage die mensen meenemen in alles wat ze doen. Dat is PKM. En het is tijd dat we dat – eindelijk – serieus nemen. Als ik heel eerlijk ben: bijna alle grote organisaties waar we de afgelopen vijf jaar binnenkwamen, lijken collectief blind voor deze kant van informatie. Institutioneel blind zelfs.

De informatiespecialisten daar zijn vaak slimme, toegewijde mensen. Ze praten graag en veel over systemen, over datasets, over governance, over lifecycle management. Over hoe informatie gestandaardiseerd en beveiligd moet worden. Maar zelden gaat het over wat een individuele medewerker dagelijks tot zich neemt — en wat die daar vervolgens mee zou kúnnen.

Want waar komt de meeste informatie eigenlijk vandaan? Niet uit het systeem. Niet uit een rapport. Niet uit een beleidsstuk. Maar uit een podcast die iemand onderweg luistert. Een artikel op LinkedIn. Een ingeving in de file. Een opmerking van een collega bij het koffieapparaat.

Mijn voorzichtige schatting: 90% van de informatie die op een dag binnenkomt bij een medewerker, zit niet in formele systemen. Niet in SharePoint. Niet in Topdesk. Niet in wat we “de data” noemen. En dus wordt het grootste deel van de échte informatiebehoefte niet gezien. Niet erkend. Laat staan gefaciliteerd.

Sterker nog: het lijkt soms alsof men er een beetje bang voor is. Omdat het zich niet laat managen van boven naar beneden. Omdat het zich onttrekt aan controle, aan structuur, aan tooling. Omdat persoonlijk kennismanagement zich niet laat standaardiseren. Dat is het aardige: elk brein is weer anders, en daar zit juist de kracht. Een PKM-systeem ontstaat van binnenuit. Het groeit organisch. Het werkt anders bij ieder mens. En precies daarom is het zo krachtig. En precies daarom wordt het genegeerd.

Wie wil dat mensen denken, leren, associëren, bouwen, verbeteren — die moet beginnen bij hun persoonlijke informatiewerk. Daar waar het zaadje geplant wordt. Waar de context ontstaat. Waar verbanden gelegd worden. En de kansen ontstaan!

Voor PKM is digitale fitheid een belangrijke voorwaarde. Met digitale vaardigheden alleen red je het niet. Op www.digitalefitheid.nl kun je er alles over vinden. Heb je er als organisatie hulp bij nodig? Kijk dan eens bij de Digitale Fitheid Academie