Onze documentaire Kenniswerk kwam uit tijdens het Smart Humanity Congres.
Tijdens dat congres was er ook een geweldig boek bij, waarbij allemaal mensen uit het informatievak een bijdrage hadden geleverd aan een mooie bundel over de impact van informatie op onze samenleving. Ook mocht er een bijdrage aan leveren. Nog voor de zomer komt het vervolg erop uit.
En dit keer schreef ik samen met KNVI-duo voorzitter Wouter Bronsgeest een hoofdstuk over PKM, en informatiegeletterdheid voor individuen in plaats van organisaties. Ik mocht ons hoofdstuk alvast delen, dus bij deze!
De bibliotheek van jouw hele leven
Martijn Aslander & Wouter Bronsgeest
2024 zal de geschiedenis ingaan als het jaar waarin AI doorbrak bij het grote publiek. Bij het verschijnen van dit boek, in 2025 zitten we midden in een duizelingwekkende reeks aan lastig te duiden ontwikkelingen. In Europa kijken we de kat uit de boom en voeren vooral discussies over ethiek, terwijl de twee andere economische grootmachten massaal én zo op het oog rücksichtsloos krankzinnig veel geld en capaciteit investeren in nóg krachtiger en snellere modellen. De uitkomst ervan zal vele gevolgen op het informatievak, maar wat ons betreft is het koffiedik kijken qua uitkomst.
Een geluid dat we in Europa gelukkig steeds vaker horen is de behoefte aan grip, en vooral controle op je eigen data. De hoeveelheid informatie neemt nog steeds toe, net als de snelheid ervan, net als de hoeveelheid informatiekanalen. De impact daarvan op onze mentale gezondheid en slagkracht zijn ongekend hoog. Het legendarische duo Van Kooten en de Bie muntten al in de jaren 90 het woord informatiemoeheidssyndroom.
Omgaan met informatie
Gek genoeg heeft de gemiddelde Nederlander nooit ergens leren omgaan met informatie. Eigenlijk doet iedereen maar wat en verzint zijn eigen manier, binnen de mogelijkheden die de beschikbare hard- en software biedt. Binnen generaties zit er behoorlijk wat verschil in hoe men dit doet. De mensen die in de jaren 90 en ervoor al met computers werkten gebruiken boomstructuren met mappen en documenten. De jongste generatie doet dit vooral op smartphones en het web, basiskennis over computers en bestanden ontbreekt vrijwel volledig.
In de wat grotere organisaties word qua informatie vooral vanuit zaaksystemen en documentsystemen bekeken. In de behoefte van medewerkers om álle informatie en kennis die dagelijks op hen afkomt goed te kunnen organiseren wordt volstrekt niet voorzien. En dat is ons inziens problematisch. In de informatiesamenleving ontkomen we domweg niet aan informatievaardigheden. En in tegenstelling tot de aanname die iedereen doet, staat het nergens in een curriculum. De term informatievaardigheden is uitgekleed tot het kunnen herkennen van nepnieuws en het beoordelen van bronnen, en wellicht hier en daar wat vaardigheden op de computer of tablet.
Taak voor informatieprofessionals
Uitgeklede informatievaardigheden zijn een risico – voor mens en maatschappij. Hier ligt een schone taak voor de informatiespecialisten in alle vormen en maten die we kennen. Deze informatiespecialisten zullen de informatie-amateurs zullen moeten bedienen, en wel op drie niveaus:
- Maak voorzieningen die het makkelijker maken om kennis snel, intuïtief en hervindbaar op te slaan.
- Help niet-specialisten om met deze hulpmiddelen te werken – en leer van de toepassing daarvan. Op veel bibliotheken in Nederland gebeurt dit al via de initiatieven van bijvoorbeeld de Stichting DigiSterker.
- Als informatiespecialist: Houd ook je eigen vak bij – want ook informatiespecialisten moeten met beide benen in het vakgebied én de maatschappij om hen heen staan.
De broodheren van deze (informatie-)specialisten zijn gewend om van boven naar beneden te kijken. En juist in die benadering schieten we te kort. De meeste pogingen om tot kennismanagement te komen, zijn schromelijk mislukt. Dat is logisch. Geef mensen een tool die traag is in het gebruik en waar je geen acuut voordeel van hebt, en ze zullen het negeren of saboteren. Geef mensen tools en handen die snel en intuïtief zijn en persoonlijk voordeel bieden, en ze zullen het bliksemsnel omarmen.
Dan moet je er vervolgens wel voor zorgen dat die tools ook met elkaar praten, anders heb je net zo veel tools als mensen in je organisatie…. Dus er is wel iets nodig om dit goed te organiseren binnen organisaties. Bestaan, opzet, werking – en ook: beleid, kaderstelling en uitvoering. Maar daar hebben we ervaring mee binnen de beroepsgroep. De kunst is om het zo in te richten dat het de kenniswerkers binnen én buiten je organisatie maximaal ondersteunt.
Dan moet je er vervolgens wel voor zorgen dat die tools ook met elkaar praten, anders heb je net zo veel tools als mensen in je organisatie…. Dus er is wel iets nodig om dit goed te organiseren binnen organisaties. Bestaan, opzet, werking – en ook: beleid, kaderstelling en uitvoering. Maar daar hebben we ervaring mee binnen de beroepsgroep. De kunst is om het zo in te richten dat het de kenniswerkers binnen én buiten je organisatie maximaal ondersteunt.
Persoonlijk Kennis Management
Sinds een jaar of drie zijn we vanuit de KNVI bezig met een snelgroeiend, opkomend fenomeen genaamd Persoonlijk Kennis Management (PKM), samen met de Stichting Digitale Fitheid. Vanuit deze interessegroep zijn er elke twee maanden bijeenkomsten bij Utrecht Centraal over het kunnen en leren omgaan met persoonlijke kennis. En sinds 2024 is de KNVI partner van de Europese PKM Summit. Vanuit meer dan twintig landen komen hier amateurs en experts twee dagen bij elkaar om met elkaar uit te wisselen. En te filosoferen, sparren en experimenteren met het kunnen omgaan met persoonlijke informatie. Het landschap aan tools om hier goed mee om te kunnen gaan, dijt snel uit.
Wat steevast opvalt, is de behoefte aan controle over je eigen data en informatie, en ook over de duurzaamheid van het opslaan ervan. Deze experts hebben inmiddels een hoop geleerd over het afhankelijk zijn van propriety systemen, die niet heel toekomstbestendig zijn en je afhankelijk maken van grote aanbieders. Er zit in die community, die ook online te vinden is een hoop vrij toegankelijke kennis, ervaring en inzicht.
In organisaties wordt veel gesproken over innovatie, duurzame inzetbaarheid en levenslang leren. De baan voor het leven is een artefact uit vervlogen tijden (Aslander et al., 2022). Het is toch wonderlijk dat als je vijf jaar lang in een baan zit, en informatie, kennis en contacten opbouwt, je die niet mee kunt nemen naar je volgende baan omdat de IT-infrastructuur dat op geen enkele manier toelaat (en je werkgever doorgaans ook niet).
Het bestond al
De inzichten en ontwikkelingen rondom PKM zijn an sich niet nieuw. Al sinds de late middeleeuwen, via *commonplace* boeken, zijn mensen bezig om kennis op te slaan, terug te vinden en te combineren. Dat zag je terug in de opkomst van de marginalia, bijvoorbeeld de persoonlijke aantekeningen die mensen in die tijd maakten in boeken. Je zag het terug in het instellen van indexen in notitieboeken om onderwerpen terug te kunnen vinden.
Sinds de verlichting, met voorgangers als Francis Bacon, René Descartes, Carl Linnaeus en Denis Diderot worden meer gestructureerde vormen ontwikkeld om kennis te verwerven en te bewaren. Dat zie je terug in indexkaarten van Linnaeus, in encyclopedieën zoals die van Diderot, en in wetenschappelijke dagboeken.
Omdat in de industriële revolutie de hoeveelheid beschikbare informatie toenam, waren er nieuwe methodes nodig om al die kennis te structureren. Hier hebben we het Dewey Decimale Systeem aan te danken, en in diezelfde tijd was Niklas Luhmann bezig met de Zettelkasten-methode. Een revolutionaire manier om notities aan elkaar te linken.
En al die gelinkte informatie leidde uiteindelijk, in de jaren '60, tot de uitvinding van de hypertext, met de brede toepassing pas in de jaren negentig op het web. Tussen de jaren tachtig en twee duizend zagen we de opkomst van persoonlijke databases, mind mapping en de opkomst van wiki's.
Het ontploft
En sinds een jaar of vijf, met de opkomst van nieuwe tools die voorbij het dogma van het document springen (Aslander, 2020), zie je dat er vele miljoenen mensen wereldwijd bezig zijn met opnieuw nadenken over persoonlijke kennis en informatie.
Het is alsof alle kennis van de afgelopen vijfhonderd jaar aan het samensmelten is. De hoeveelheid tools en inzichten over hoe dit allemaal toe te passen, is echt aan het ontploffen. Steeds meer mensen hebben door wat de kracht is van het kunnen omgaan met je persoonlijke informatie en kennis. En die is echt hoogst persoonlijk. Organisaties hebben dit nog niet echt op de radar. Die kijken vanuit beheer en controle liever van boven naar beneden. Wat heeft de organisatie eraan? En we hebben liever één tool voor iedereen, dat is makkelijk en overzichtelijk.
Het is alsof alle kennis van de afgelopen vijfhonderd jaar aan het samensmelten is. De hoeveelheid tools en inzichten over hoe dit allemaal toe te passen, is echt aan het ontploffen. Steeds meer mensen hebben door wat de kracht is van het kunnen omgaan met je persoonlijke informatie en kennis. En die is echt hoogst persoonlijk. Organisaties hebben dit nog niet echt op de radar. Die kijken vanuit beheer en controle liever van boven naar beneden. Wat heeft de organisatie eraan? En we hebben liever één tool voor iedereen, dat is makkelijk en overzichtelijk.
Maar met de hoeveelheid informatiekanalen die nog steeds toeneemt, en de hoeveelheid informatie die duizelingwekkend toeneemt, is de top-down benadering van kennis vastleggen de verkeerde. Als de individuele medewerkers plezier hebben in het omgaan en vastleggen van informatie en daar handig in worden, dan wint iedereen. We durven zelfs te stellen dat als de grootste organisaties van Nederland de individuele medewerkers faciliteren in het kunnen vastleggen van hun persoonlijke informatie, je met fors minder medewerkers toe kunt.
Van de gemiddelde medewerker is ongeveer 600-700 uur per jaar kwijt, dankzij de gevolgen van het niet kunnen omgaan met informatie. En dit is tijdsbesparing.
Dan spreken we nog niet eens over de enorme hoeveelheid snelheid die we zouden kunnen winnen als mensen sneller bij hun informatie kunnen komen en beter met hun kennis kunnen omgaan. Er zijn in Nederland twee relatief kleine organisaties die het buitengewoon goed doen op dit vlak. Voys, een voice-over IP-bedrijf in Groningen, en Wigo4it - een coöperatie van de vier grootste steden. In deze organisaties wordt kennis en informatie veel sneller vastgelegd en uitgewisseld. Ze hebben een heel ander beleid als het gaat om IT dan de grotere organisaties.
Voor een fractie van het geld en de medewerkers krijgen ze veel meer gedaan, en ook nog eens kwalitatief veel beter. Organisaties zijn bezig met organiseren; die woorden lijken niet voor niets op elkaar. En organiseren bestaat uit informatie uitwisselen, vergaren, delen en communiceren met elkaar. De tools zouden daar faciliterend in moeten zijn. En als die tools de individuele medewerker uit het oog verliezen of zelfs niet bedienen, dan krijg je vanzelf een hoop gedoe.
Wij zien op veel plekken dat individuele medewerkers, die hun eigen informatie slimmer en sneller vastleggen, veel effectiever zijn, dan de mensen die zich hebben aangepast aan de opgelegde systemen. Dat geeft te denken lijkt ons. Tijd om PKM dus hoger op de agenda te zetten en snel in actie te komen.
PKM is een essentiële vaardigheid in een wereld waarin informatie exponentieel groeit. Jonge mensen en een veranderende wereld: Zonder PKM mis je de boot in je persoonlijke overzicht van kennis, kunde en contacten en je kansen op de arbeidsmarkt. Efficiënter werken? PKM invoeren om tijd en ruimte te creëren binnen de organisatie.
Bronnen
- Aslander, M. (2020). Voorbij het dogma van het document. Zie: https://martijnaslander.nl/blog/2020/08/14/voorbij-het-dogma-van-het-document/
- Aslander, M., Broere, A., Meinema, M. (2022). Ons werk is stuk, Tips en inzichten voor onderhoud en reparatie. Publiek Denken, Den Haag.
- Berners-Lee, T., Cailliau, R.; Groff, J.-F., Pollermann, B. (1992). World-Wide Web: The Information Universe. Electron. Netw. Res. Appl. Policy. 2: 52–58. doi:10.1108/eb047254
- Bush, V., (1945). As We May Think, essay, published in: The Atlantic in July 1945.
- Dewey, M. (1876). Dwwey Decimal Classification. A Classification ans subject index for cataloguing ans arranging the books and pamphlets of a library. Bound Kingsport Press, Inc. Kingsport, Tennessee.
- Machlup, F. (1962). The Production and Distribution of Knowledge in the United States, Princeton University Press, 1962
- Neldon, T.H. (1982). Literary Machines. Mindful Press - Distributed by Eastgate Systems Inc
- https://www.youtube.com/watch?v=K5FjEBEyZdo
- https://www.zoho.com/workplace/articles/zettelkasten-method.html
- https://www.larryswanson.com/about/
- https://pkmsummit.com/