Een beschouwing tussen de samenhang van drie van mijn eerdere boeken, de tijd waarin we leven en een handelingsperspectief op het kunnen omgaan met je eigen informatie.

Wie Starten met Obsidian openslaat, treft een praktische gids. Een boek over het structureren van kennis, het organiseren van notities, het koppelen van ideeën. Op het eerste gezicht lijkt het weinig te maken te hebben met thema's als macht, bureaucratie of systeemkritiek.

Toch gaat het daar zeker ook over.

Want wie verder kijkt dan de knoppen en de plugins, ontdekt iets anders: dit boek is de praktische uitwerking van mijn langlopend onderzoek naar hoe we in deze tijd omgaan met informatie, werk en autonomie. En naar wat er misgaat als die omgang frustreert. Het is een boek dat niet op zichzelf staat, maar veel dieper geworteld is in een lange lijn van denken en schrijfwerk.

Een trilogie over systemen die niet meer werken

De afgelopen vijftien jaar schreef ik, samen met anderen, drie boeken die ieder op hun eigen manier probeerden taal te geven aan iets wat veel mensen aanvoelen, maar moeilijk onder woorden kunnen brengen. Namelijk dat er iets grondigs schuurt tussen hoe we georganiseerd zijn en hoe de wereld om ons heen werkt.

Easycratie ging over de verschuiving van hiërarchie naar netwerk. Over het feit dat macht, samenwerking en besluitvorming zich verplaatsen naar plekken die niet goed passen binnen traditionele modellen. Mensen organiseren zichzelf, vinden elkaar, starten iets, veranderen iets, vaak buiten zicht van het officiële systeem. Wat Easycratie in essentie beschreef was hoe technologie de frictie aan het verkleinen is tussen vraag en aanbod, tussen problemen en oplossingen. En hoe organisaties worstelen met het besef dat hun bestaansrecht gebaseerd was op het overbruggen van die frictie.

Nooit Af ging over de snelheid van verandering. Over het idee dat dingen niet klaar hoeven te zijn om waardevol te zijn. Dat we moeten leren omgaan met voortschrijdend inzicht, met versies, met iteratie. Dat permanente bèta geen tekort is, maar een kracht. Het was een pleidooi voor het loslaten van de drang naar definitieve oplossingen in een wereld die te snel verandert om die nog mogelijk te maken.

Ons werk is stuk ging over onze informatiehuishouding. Over de dagelijkse realiteit van mensen die werken in een overdaad aan mails, bestanden, systemen, documenten, afstemmingen en formats. Over het gevoel vast te lopen in digitale rommel. Niet omdat mensen onhandig zijn, maar omdat de systemen waarin ze werken geen samenhang, context of eigenaarschap toestaan.

Wie die drie boeken samen leest, ziet niet alleen kritiek op hoe het nu gaat, maar ook een uitnodiging. Om na te denken over de vraag: Hoe dan wél?

Kennis is voor iedereen toegankelijk geworden

Eigenlijk leven we al een jaar of tien in een nieuwe Renaissance, schreef ik ooit. Er is sprake van een ongelooflijke convergentie van kennis en informatie. Zoals Seth Godin het zegt: vroeger ging het erom spullen te hebben die anderen niet hadden. Tegenwoordig draait het om iets anders: je netwerk, je expertise, maar vooral je houding.

In de Middeleeuwen had de Kerk het monopolie op kennis. In de Renaissance doorbraken de Medici's die macht en konden in Florence kunstenaars als Da Vinci en Michelangelo bij elkaar komen. Dat was het begin van een ongelooflijke bloei. Nu hebben we een vergelijkbare situatie: de tools die je nodig hebt om het verschil te maken, zijn voor iedereen toegankelijk. De kosten om mee te doen in het spel van je passie zijn lager dan ooit.

Maar er is een verschil met de Renaissance van toen: waar Leonardo da Vinci alles in zijn befaamde zibaldone-notitieboeken moest opschrijven, kunnen wij alles razendsnel verbinden en doorzoeken. We hoeven geen wandelende encyclopedie te zijn om bij elkaar te brengen wat bij elkaar hoort.

Het probleem landt bij de individuele kenniswerker

De wereld verandert sneller dan onze structuren, onze software, onze wetgeving en ons onderwijs. Wat we leren op school past niet meer bij wat we nodig hebben op werk. Wat we opslaan in systemen heeft vaak niets meer te maken met wat we echt willen onthouden. Documenten missen vaak context. Als we iets delen, doen we dat niet altijd op de goede plek met alle gevolgen van dien.

Terwijl ondertussen het aantal informatie kanalen blijft toenemen, het volume groeit en de snelheid ervan steeds hoger wordt.

In gesprekken met mensen die vastlopen (bij overheidsorganisaties, in bedrijven en bij onderwijsinstellingen, maar ook als zelfstandige) hoor ik steeds vaker dezelfde vraag: hoe houd ik dit nog bij? Hoe zorg ik dat ik zelf nog weet waar ik mee bezig ben? Niet iedereen heeft deze problemen - sommige mensen hebben hun informatiehuishouding prima op orde. Maar voor wie het wel herkent, wordt het steeds urgenter.

Wat opvalt: bijna niemand zoekt de oplossing in een nieuwe tool. Mensen hebben behoefte aan grip op alle informatie, en behoefte aan samenhang, betrouwbaarheid en voorspelbaarheid. En vooral eigenaarschap.

En dat is waarom ik Starten met Obsidian schreef. Het is echt niet de oplossing van alle individuele vraagstukken rondom informatie, maar de grootste paradigma-verschuiving qua informatie-apps die ik ooit zag. Het heeft mijn kijk op informatie, iets waar ik al bijna dertig jaar over nadenk, volledig op zijn kop gezet. En je kunt dus gewoon klein beginnen met acuut resultaat. Ik had nooit eerder de drang om over een app te schrijven, maar deze voelt urgent en belangrijk.

Van probleem naar praktische oplossing

Waar de trilogie de context en problematiek van de organisatorische vraagstukken van deze tijd benoemde, biedt dit boek een heel bruikbaar vertrekpunt. Een manier om vandaag eens te kijken waar al je digitale spullen eigenlijk staan. Uiteindelijk is het niet de tool die het hem doet, maar dat je eindelijk overzicht hebt. En dat je dat overzicht ook houdt door de hectiek van het leven heen.

Het boek laat zien hoe ontzettend veel makkelijker omgaan met informatie wordt als je stopt met denken in documenten en mapjes. En dat je op geen enkele manier afhankelijk hoeft te zijn van wat je werkgever toelaat. Dat gaat echt niet vanzelf of in één keer goed, maar dat geeft dus niet. Waar het om gaat is dat je het zelf vormgeeft en aanpast naar wat jouw manier van denken en werken vraagt. En dat je het aanpast naar behoefte als er urgentie of aanleiding is.

Je hoeft echt niet een perfecte archivaris te worden (ik ben het zeker niet), maar het zal je enorm helpen in je denken en handelen. Om verbanden te leggen die je anders niet zou zien. En om in deze jachtige vluchtige tijden overzicht te houden, iets waar velen dagelijks in vastlopen.

Waarom ik ineens over een app wilde schrijven

De directe aanleiding voor dit boek was een sessie op vrijdag 7 maart over Persoonlijk Kennismanagement en Obsidian voor de Next Gen-groep van de Politie. Het was mijn eerste optreden sinds mijn herseninfarct in januari. Ik stond te popelen om mijn opgedane inzichten te delen. Een van de deelnemers, Lily Habra, was zo enthousiast dat ze er 's avonds thuis aan de keukentafel over vertelde. We belden de dag erna, en ik stuurde haar een aantal aanmoedigende appjes met tips om te beginnen.

Niet veel later vroeg ik me af of ChatGPT me zou kunnen helpen bij het vaker uitleggen van Obsidian aan beginners. Voor de grap vroeg ik de chatbot hoe een beginnersboek over Obsidian eruit zou zien qua hoofdstukken. Het antwoord verraste me. Dus vroeg ik verder: hoe zouden de eerste vijfhonderd woorden per hoofdstuk eruitzien? Op zondagavond had ik 17.000 woorden. Meer dan genoeg om enthousiast van te worden en om de volgende dag een bevriende uitgever te bellen.

Bob van Duuren had eerder het eerste Nederlandse AI-geschreven boek uitgegeven en was meteen enthousiast over wat ik hem liet zien. Hij wilde het boek uitgeven, en als het even kon vóór de zomervakantie in de winkel hebben.

AI als schrijfpartner: de Kasparov-ervaring

In de maanden daarna leerde ik enorm veel over hoe je Obsidian uitlegt aan beginners via talloze appjes, telefoontjes, één-op-één-sessies en groepsbijeenkomsten. Maar toen de deadline naderde, begon ik met hulp van Claude, een andere AI-tool, opnieuw te schrijven. De 44.000 woorden die ik inleverde, waren nog niet goed genoeg om uit te geven.

Wat ik in de week erna leerde, was ongekend. Tijdens het schrijfproces ervoer ik iets wat Garri Kasparov ook meemaakte. Nadat hij bij het schaken verloor van Deep Blue, ontdekte hij dat hij sámen met de computer onverslaanbaar was tegen andere computers. Menselijke intuïtie en creativiteit plus rekenkracht.

Voor mij was het een geweldige ervaring. Met spraakherkenning kon ik pratend elke alinea honderden keren verfijnen. Het werd veel makkelijker om in gesprek te gaan met de tekst. Ik gaf de AI de richting: welke toon, welke voorbeelden, hoe praktisch het moest zijn. De AI nam het schrijfwerk over en verbeterde zinnen, bracht structuur aan en formuleerde heldere instructies.

Het kostte me ongeveer 15 uur om met het basismateriaal tot dit boek te komen. Niet mens versus machine, maar mens plus machine. Dit boek had ik in mijn eentje nooit kunnen maken. Schrijven kan ik wel, maar een boeiend instructieboek maken is echt iets anders.

Er is veel te doen over dat AI ons denkvermogen zou aantasten, maar in kringen om me heen ervaren we allemaal het omgekeerde. Het opent zoveel nieuwe mogelijkheden dat we er nog net niet duizelig van worden. Ik ervaar het als de grootste brein-boost die ik ooit ervoer.

Waarom ik al dertig jaar over informatie nadenk

De afgelopen jaren schreef ik regelmatig over waarom ik zoveel opschrijf. Niet in de hoop het ooit allemaal terug te lezen, maar om mijn eigen denken te volgen. Ik ben met zoveel verschillende dingen en vooral interesses bezig dat ik anders vergeet wat er allemaal speelt en speelde.

Al vanaf mijn vijftiende was ik ondernemer en ontwikkelde ik een fascinatie voor het slim organiseren van informatie. Ik herinner me dat ik op zoek was naar klantbeheersoftware. Destijds had je Davilex, een eenvoudig adresbeheerprogramma dat ik ombouwde tot een compleet boekingssysteem. Alternatieven zouden vele duizenden guldens kosten, dit kostte honderdvijftig gulden.

Dertig jaar later is die fascinatie urgenter dan ooit. We leven nu in die informatiesamenleving waar ik toen nog geen weet van had. Het bijhouden van je eigen kennis en informatie is geen luxe meer, maar een manier om er in je werk en persoonlijke leven op te kunnen bouwen, anderen te kunnen helpen en meer van waarde te zijn. Nog los van hoe het enorm kan helpen in je eigen ontwikkeling. Ik zie informatiekapitaal als de 'munteenheid' van de informatiesamenleving. Al mijn informatie beschouw ik dus als potentieel zeer waardevol, mits je er heel snel bij kunt. Iets dat ik graag informatieliquiditeit noem.

Obsidian helpt me daar mee. Meer dan bijna alle andere tools kan ik het na wat oefening volledig naar mijn hand zetten. Voor het eerst heb ik het gevoel dat ik echt controle heb over mijn eigen data. Ik kan het aanpassen zoals ik wil, het is lokaal opgeslagen in simpele tekstbestanden die altijd leesbaar blijven - ook als Obsidian ooit zou verdwijnen. En deze combinatie met AI zet een enorme hefboom op mijn informatiemogelijkheden.

Zoals Frank Meeuwsen schrijft in het voorwoord:

"Zijn vermogen om mensen, informatie en concepten te verbinden zou niet mogelijk zijn zonder zijn vermogen om dit in seconden terug te vinden." "Die seconden zijn cruciaal, omdat ze de wrijving wegnemen tussen denken en vastleggen".

Dit raakt meer mensen dan je denkt

Sommige mensen denken bij een notitiesysteem nog steeds aan een hobby, iets voor nerds of schrijvers. Maar als je kijkt naar wat er momenteel gebeurt in organisaties en bij de overheid, dan zie je iets anders.

We leven in een tijd waarin systemen piepen en kraken. Waarin informatie zoekraakt. Waarin overheden rapporten uitbrengen waarin letterlijk staat dat "we efficiënter zijn geworden in de verkeerde dingen". Waarin beleid wordt gemaakt zonder context en beslissingen worden genomen zonder geheugen.

De toeslagenaffaire, de WIA-chaos, het Groninger gasdossier: het zijn geen losstaande incidenten. Ze zijn allemaal informatievraagstukken. Organisatievraagstukken. Machtsvraagstukken.

Tegelijkertijd zien we wat er mogelijk is als mensen hun informatie wél goed organiseren. Denk aan Jack Andraka, de 15-jarige die met Google en Wikipedia een nieuwe benadering ontwikkelde voor het opsporen van alvleesklierkanker. Dit zijn de gevolgen van een tijd waarin iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, maar waarin het verschil wordt gemaakt door wie die informatie het beste kan organiseren en verbinden.

AI maakt goede informatieorganisatie cruciaal

Er is nog iets veranderd: AI. Sinds eind 2022 is het denken, schrijven en zoeken radicaal veranderd. Slimme tools kunnen samenvatten, adviseren, structureren, herformuleren. Maar ze kunnen dat alleen goed als jij zelf weet wat belangrijk is. Als jij context kunt bieden. Als jij je eigen denkwerk een beetje op orde hebt.

Hoe beter jij je informatie organiseert, hoe beter AI jou kan helpen. En andersom: hoe meer je dat aan AI overlaat zonder zelf structuur aan te brengen, hoe afhankelijker je wordt en hoe groter het risico dat je grip verliest.

Wellicht ken je de term Garbage in = Garbage out? Als je slordige georganiseerde, ondoordachte informatie aan AI voedt, krijg je slordige, ondoordachte output terug. Maar als je goed gestructureerde, doordachte informatie aanbiedt, kan AI je helpen tot nieuwe inzichten te komen die je anders nooit zou hebben bereikt.

Obsidian is in die zin ook een oefening in digitale zelfstandigheid. Het helpt je om AI niet als ondoorgrondelijke wondermiddel te gebruiken, maar als versterking van je eigen denkkracht en creativiteit. Maar dat gaat echt niet vanzelf en kost inspanning, voorbereiding en onderhoud.

Tijdens het schrijven van dit boek ervoer ik dit aan den lijve. De combinatie van mijn jarenlange ervaring met Obsidian, mijn gestructureerde notities over alle workshops en gesprekken, en de verfijningsmogelijkheden van AI resulteerde in een boek dat veel beter is dan wat ik alleen had kunnen maken, maar ook veel beter dan wat AI alleen zou hebben geproduceerd.

Hoe PKM een wereldwijde gemeenschap werd

Wat begon als een persoonlijke fascinatie voor het organiseren van informatie, is in de loop der jaren uitgegroeid tot iets veel groters. Samen met medestanders als Mark Meinema, Lykle de Vries en Kim van den Berg organiseerden we in 2024 de eerste PKM Summit in Utrecht. Een tweedaagse conferentie waar mensen samenkomen die allemaal worstelen met dezelfde vraag: hoe behouden we overzicht in een tijd van informatieovervloed?

Het bijzondere aan onze gemeenschap is de warme, nieuwsgierige sfeer die ontstaat wanneer mensen hun passie voor kennisorganisatie delen. Bij de tweede Europese PKM Summit kwamen zo'n 175 mensen samen uit 21 landen en 5 continenten - engineers, data-architecten, bibliothecarissen, coaches, geeks, programmeurs, AI-enthousiasten en nog veel meer verschillende typen en smaken. Linux-gebruikers, Mac-gebruikers en Windows-fans waren allemaal aanwezig, net als mensen met een voorkeur voor papier, tablets of gespecialiseerde notitie-apparaten.

Zoals een deelnemer het beschreef: "Dit was de conferentie waar iedereen lachte om elkaars notitie-gedrag." Er waren mensen die hun hele systeem hadden gebouwd rond snelkoppelingen op hun telefoon om gedachten direct in Obsidian te dumpen. Een basisschoolhoofd die post-it notes gebruikt in een speciaal formaat met pijlen en vormen die ChatGPT kan begrijpen. Iemand anders die zijn troubleshooting-sessies als programmeur minutieus documenteert voor als hij later vergelijkbare problemen tegenkomt. Mensen die hun luistergewoonten automatisch laten vastleggen, of die podcasts pauzeren om transcripties te maken van wat hen inspireert.

En dan waren er ook de analoge liefhebbers - duidelijk in de minderheid tussen al die digitale tools, maar hartstochtelijk toegewijd aan hun vulpennen en papieren notitieboeken. Iemand schreef zelfs: "Worden we niet een beetje te geobsedeerd door onze digitale tools?"

Zoals Frank met Lykle de Vries tijdens de summit besprak:

"Er is zoveel shit in de wereld op dit moment waar ik geen invloed op heb. Door deze PKM Summit te organiseren, zorgen we ervoor dat we nieuwsgierige mensen bij elkaar brengen. Mensen die openstaan voor elkaars mening en ideeën. Misschien is dat een kleine stap naar iets beters."

Dat is precies wat je voelt op zo'n summit - het Medici-effect in het klein. Mensen die elkaar helpen groeien, die hun kennis fanatiek delen, en die samen ontdekken dat PKM niet alleen een systeem is, maar een manier van denken die hen verbindt.

De gemeenschappelijke deler is dat we allemaal begrijpen dat informatiekapitaal net zo waardevol is als financieel of sociaal kapitaal. En de eenvoudigste manier om sociaal kapitaal op te bouwen is door je informatiekapitaal weg te geven. Maar om dat effectief te doen, moet je informatie direct toegankelijk zijn, wat ik informatieliquiditeit noem.

In een tijd waarin iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, wordt het verschil gemaakt door wie die informatie het beste kan organiseren, verbinden en als eerste kan terugvinden. Het gaat niet om het hebben van meer informatie, maar om het sneller kunnen activeren van relevante kennis op het juiste moment.

Waarom dit boek er moest komen

Starten met Obsidian is geen vierde deel in een reeks. Het is ook geen pleidooi voor een app. Het is een praktisch antwoord op een vraag die steeds luider wordt: hoe houd ik nog overzicht in een tijd waarin alles versnelt?

Het is een boek dat voortkomt uit mijn overtuiging dat informatie organiseren geen bureaucratisch doel is, maar een vorm van denken. Een manier om grip te houden op wat er allemaal op je afkomt. Om overzicht te behouden in de nog steeds groeiende informatiestroom.

Informatieorganisatie is eigenlijk net zoiets als puzzelen. Net zoals toen ik had bedacht om met 14.000 vrijwilligers een nieuw hunebed te bouwen, met de hand. Je brengt een vraagstuk terug naar de dimensies van een puzzel: stukjes bij elkaar leggen, een beeld van het geheel hebben, en andere puzzelaars erbij betrekken. Het mooie van deze tijd is dat er nog nooit zoveel mensen waren die hetzelfde aan het uitzoeken zijn, maar nu sneller met elkaar verbonden raken.

Wie dit boek leest voor de praktische tips, zit goed. Maar het gaat eigenlijk om meer dan alleen handige tips. Het gaat over hoe we omgaan met kennis, met technologie en met onszelf. In een tijd waarin we steeds meer overlaten aan algoritmes en platforms die we niet snappen, is het organiseren van je eigen gedachten een vorm van digitale zelfstandigheid. Een manier om te weten waar je eigen spullen staan.

Dit boek is er omdat het tijd wordt om te stoppen met klagen over informatieovervloed en zelf aan de slag te gaan. En het is tijd om te stoppen met hopen dat anderen het voor ons oplossen. Dertig jaar informatiesamenleving heeft ons geleerd dat niemand anders onze informatie gaat organiseren. Dus doen we het zelf 💪 Dit boek toont aan hoe en dat dat niet duur of moeilijk hoeft te zijn.

Ik schreef dit artikel samen met AI. Vooral voor de research. De zinnen zijn voor 75% van mijn hand., en er zitten een paar elementen uit een blog van Frank Meeuwsen doorheen. AI hielp vooral met de structuur. Wanneer deze vermelding ontbreekt bij mijn teksten, heb ik AI alleen gebruikt voor grammatica en interpunctie en schreef ik alles zelf. Mocht je dus ondanks dit alles toch nog typ- en grammaticafouten tegenkomen dan mag je ze wijden aan haast of luiheid van mijn kant. 😄

Waarom een boek over Obsidian eigenlijk over alles gaat