Goede kans dat niemand van jullie zijn fiets stalt op zolder. Of sokken bewaart in de koelkast, of oud papier in de badkamer. Dat is namelijk niet logisch. We gebruiken allerlei vormen van voor ons logische ordening om fysieke spullen te bewaren. Die praktische oplossing zorgt ervoor dat we alles snel kunnen terugvinden. Ons brein heeft er  zelfs een paar speciale functies voor. Het visuele geheugen, dat objecten kan herkennen en decoderen met cues als vorm, kleur en grootte, en ons ruimtelijke geheugen dat gebruik maakt van cues als onderlinge afstand en landmarks (in ons huis is een la of en kamer een landmark).

Afgelopen weken kreeg ik een wonderlijk inzicht. Als het gaat om werken met computers, en dan met name met bestanden en brokjes informatie, wordt er niet of nauwelijks een beroep gedaan op dit uiterst krachtige deel van ons brein. Wat kenniswerkers en vooral ook hun bazen zich nauwelijks realiseren, is dat ons brein 25% van onze dagelijkse calorieën verstookt. Denken kost nu eenmaal een heleboel energie. En heen-en-weer schakelen tussen taken en afgeleid worden door notificaties of collega's en vooral door je baas zijn een energetische aanslag op je energie. (kijk door die lens maar eens naar burn-out en stress). Reden te meer om rust, slaap, en aandacht heel serieus te nemen als je gezond wil blijven functioneren.

Al heel lang bestudeer ik digitaal werkgereedschap en de werking ervan. Ik ben in het bijzonder geïnteresseerd in het fenomeen van het 'tweede brein' gedachtengoed dat ik via Evernote-founder Phil Libin ooit op het spoor kwam in 2008. Maar afgelopen week viel er een kwartje. Ik was aan het spelen en klooien met Miro. Een brainstorm en samenwerk platform. Ik speelde er al eerder mee tijdens een sessie met de politie in februari. Het is een stabiel en stevig platform dat bedoeld is om duizenden mensen in een sessie te laten samenwerken. Dat zegt iets over de kracht en snelheid. Een groot deel van de Fortune 500 bedrijven werkt ermee, dus qua veiligheid maak ik me geen zorgen. Ik vroeg me af wat er zou gebeuren als ik 10.000 items (foto's, screenshots, stukken tekst en pdf's) naar een Miro-bord zou slepen. Dat ging probleemloos. Miro blijkt op elk punt bizar te scoren op alle punten van onze informatiedoctrine! (voor mij betekent dat een flinke verbetering van mijn informatieliquiditeit)

Maar de echte kracht zat in iets heel anders dan ik had kunnen vermoeden. In Finder (Mac) of de Verkenner (Windows) zien alle bestanden er even groot uit. En is de onderlinge afstand tussen bestanden gelijk. En eigenlijk geldt dat voor nagenoeg alle apps. Er wordt niet of nauwelijks een beroep gedaan op één van de oudste en krachtigste delen van ons brein. Ons ruimtelijk-visuele geheugen. In Miro werk ik met dropzones, of landmarks die ik zelf heb bedacht en passen bij MIJN brein. Items die waardevol of urgent zijn zijn in een simpele beweging groter te maken op het bord. Binnen een paar dagen wist ik moeiteloos de weg te vinden in mijn zelfgebouwde digitale geheugenpaleis. Deze tool is fundamenteel anders dan alles dat ik eerder heb gebruikt. Ik vermoed dat dat niet eens de intentie is geweest van de makers. Maar sinds ik het Dogma van het document artikel schreef op basis van mijn inzicht dat we moeten stoppen met documenten in werkprocessen ben ik niet zo onder de indruk van iets nieuws op werkgebied geraakt als van Miro.

In deze video laat ik zien hoe bizar snel, krachtig en intuïtief het is.

Wat betreft je digitale werkgereedschap: Digitale Fitheid mede-oprichter Mark Meinema schreef een waardevol stuk over waarom sommige tools beter bij jou passen dan andere. En waarom dat per individu flink kan verschillen. Echt wonderlijk dat organisaties nog steeds het equivalent van het IKEA-gereedschapskistje aanbieden aan hun kenniswerkers.. Ik snap wel waarom iedereen zo druk is ;)