以知識工作為主的組織裡，大部分企劃和PM（專案管理）的工作，完全可以被正確的溝通工具和扎實的寫作文化所取代。

首先，選擇正確的溝通工具，是以「該平台最有效使用方式」去傳達訊息。以Slack為例，即時通訊讓各部門或專案團隊能在自己的群組中快速討論，但這不代表所有通知、更新或交接任務，都應該拉一個新群組來佈達──許多資訊明明是一封Email就能溝通到位的。如果是軟體版本更新，也應該在已有的工單系統中註記清楚，而不是在群組中發布訊息。

這顯示了一間公司缺乏有系統、有思想的寫作和溝通文化。Slack的即時性讓許多人以為只要標記了相關人員並發出訊息，就算完成了「溝通」。然而，這種做法只顧及發訊者的方便，沒有考慮接收者的工作流程安排、管理和追蹤。許多人甚至認為有效的跨部門溝通就是把一堆不相關的人加進群組，只為了在屈指可數的特定情況下能「一次到位」地標記到對方。

簡直是便宜行事到不行。

更不用說，Slack的即時性讓許多人每天開著Slack，像股票盯盤一樣掌握各個頻道的即時動態，唯恐在需要他們的時候沒有及時回應。Slack因此成為最傷害知識工作者效率的工具，因為它像社群媒體一樣，隨時創造著FOMO，不斷吸引我們的注意力。一旦通知聲響起，人們就會分心，然後又需要花費時間重新集中注意力。

況且，在友善的工作環境中，大部分人不好意思主動退出不請自來的群組，擔心退群的潛台詞是「拒絕溝通」、「懶惰怕事」、「誰管你們死活」。大家只好每天被迫收看各頻道裡看起來很重要、但其實又跟自己無關的討論內容，休假回來還得想辦法像追劇般補齊進度，生怕錯過某一條重要訊息。

大部分事情其實並不緊急，也不需要即時回應。如果真有這麼多事情需要即時答覆，那其實是組織缺乏策略、分工和流程的表現。更不用說，即時通訊軟體最致命的地方，是讓老闆或主管可以隨時隨地插手任何事情，用各種出其不意的角度交辦新任務。許多時候，老闆隨口一說，員工就會把這當成新指令，又導致一連串的瞎忙和繁複溝通。

這就引出寫作文化的問題。如果老闆和員工都習慣隨時標記他人回答問題，這不僅增加溝通成本，還會養成「不把事情寫清楚再發」的壞習慣。這種情況或許在部門內可以改變，但從整體來看，還是需要從高層管理者做起，追求更高完整性的書寫，建立大家共同參閱的Source of truth，否則跨部門的溝通難以改變隨意發訊息的習慣。

許多公司不願面對這種看似無聊的內部改革，反而認為需要更多人來充當溝通和管理的橋樑，這讓他們覺得公司有在「成長」。當公司聘用更多人進來擔任企劃或專案管理工作時，許多時候這些人只是來扮演另一個「窗口」而已；這種聘僱企劃和PM人力的思維，簡直像在採購電腦，多一顆人腦就會多一點團隊的處理效能和記憶體，只不過人腦的品質遠遠沒有電腦這麼可控。

培養寫作文化很難，因為寫作很難，把東西寫得清楚更難。它需要練習，它會赤裸裸地暴露作者的思考供人檢視，它迫使我們把模糊的概念具體化，它要求我們消滅思考中的模稜兩可。這都很嚇人，因為我們通常不習慣面對自己最真實具體的想法，沒有準備好接受自己可能無法寫出像樣提案的事實，甚至發現自己根本不知道在想什麼。

當然，這是為什麼如巴菲特、貝佐斯等企業巨擘的股東信如此受人推崇。他們能將深刻的思想提煉成清晰的文字，讓人們容易理解和吸收。