Het is een vraag die met grote regelmaat door me heen schiet. Vroeger was het vaak kostbaar of risicovol om het antwoord te vinden. Maar tegenwoordig kan ik dankzij mijn netwerk, opgebouwde kennis én tools als ChatGPT en Claude dingen onderzoeken die tot voor kort ondenkbaar waren.
Je moet een beetje gestoord zijn om te denken dat je dingen kunt veranderen. En geduld hebben. Na het lanceren van mijn nieuwe boek begon het te kriebelen. Ik deed experimenten die voor mijn gevoel buiten mijn mogelijkheden lagen. Zo bouwde ik een bloeddrukparser en analyseerde ik lokaal 96.000 mails die ik nu kan verwijderen bij Google.
En toen herinnerde ik me een indrukwekkende speech van Felienne Hermans. Zij stelde op het podium (en in haar geweldige blogs) ook bij de lancering van het boek Smart Humanity dat IT niet moeilijk is – wij hebben het nodeloos complex gemaakt. Na weken experimenteren kan ik bevestigen: ze heeft gelijk.
Het probleem
Als ik met gratis tools in seconden informatie kan vinden, gefilterd uit tienduizenden brokjes andere informatie, waarom lukt het grote overheidsorganisaties dan niet? Er klopt iets niet.
Ik schurk al vijftien jaar tegen dit domein aan. Boeken als Easycratie en Nooit af erover zijn van mijn hand. Mijn betrokkenheid bij drie documentaires over deze materie bracht me in contact met mensen die worstelen met dezelfde vragen. Bas Eenhoorn, de eerste digicommissaris. Arre Zuurmond, die het informatiedrama van het toeslagenschandaal onderzocht in Dwars door de Orde. Rik Maes, emeritus hoogleraar informatiemanagement aan de UvA. Paul Iske, hoogleraar innovatie en oprichter van het Instituut voor Briljante Mislukkingen. We zijn het onderling wel eens. Dit kan zo niet langer.
De problemen rondom ICT zijn bekend, zijn ze wel oplosbaar? En kan dat ook zonder dure bureaus die papier maken of code willen schrijven?
Voorbij het document
Zes jaar geleden schreef ik: we moeten voorbij het dogma van het document kijken. Het document is een fossiel uit het typemachinetijdperk dat we naar het scherm hebben gesleept.
Documenten als eindproduct – een rapport, een manuscript – zijn prima. Maar we maken er miljoenen van die zelden nog geopend worden. Het zijn afgesloten datacontainers waar AI moeilijk mee kan communiceren. Microsoft heeft daar natuurlijk een oplossing voor: Copilot. Duur, ondoorzichtig, en betaald door honderdduizenden ambtenaren. (het verschil tussen markdown/platte tekst versus MS Word)
Deze digitale rommel, vermenigvuldigd met honderden miljoenen documenten, kon wel eens een van de hoofdoorzaken zijn van veel ICT-vraagstukken.
De ogenschijnlijk gestoorde vraag
Dus stelde ik een ogenschijnlijk idiote vraag: wat gebeurt er als we SharePoint vervangen door Obsidian? Word-documenten door Markdown-bestanden?
Voor wie het niet kent: Markdown is gewoon platte tekst met simpele opmaak. Computers en computerprogramma's zijn er dol op. Veel meer dan met .doc of .pdf files. Obsidian is een slimme notitie-app die al je bestanden lokaal bewaart en razendsnel doorzoekt.
Een van de eerste reacties die ik kreeg: "Ja Martijn, nou vergelijk je appels met peren." Tot je wat dieper graaft. SharePoint doet zoveel: opslaan, delen, rechtenbeheer. Klopt. En het kost de overheid honderden miljoenen per jaar.
Mijn onderzoek bevestigt wat iedereen stiekem weet: gebruikers worden niet blij van SharePoint. Het is een doolhof waar eindgebruikers regelmatig in verdwalen en vaak niet gevonden wordt wat er gezocht wordt. Bovendien is de leercurve steil en de interface frustrerend en het gebruik ervan trager dan acceptabel.
Voor mij staat vast: van de tien belangrijkste eigenschappen van digitaal gereedschap moeten één tot en met negen snelheid zijn. Als er teveel frictie staat tussen wat je wil bereiken en gaat bereiken, dan raak je die zo geliefde flow kwijt die je nodig hebt om dingen te creëren en puzzels op te lossen. SharePoint maakt op zijn best, en dan ben ik genereus, 80% waar van wat het belooft. Voor al die honderden miljoenen. Recente datalekken tonen aan: die cloud is minder veilig dan beloofd.
Mijn werkelijkheid
Op mijn lokale computer werk ik totaal anders. Extreem snel, met lichte bestanden. Die goed beveiligd zijn en snel te back-uppen. Beveiligd met end-to-end encryptie, voorzien van versiebeheer en solide backups. Ik ben geen techneut, de tools zijn gratis.
Hoe kan informatiebeheer dan zo complex en duur zijn?
Het antwoord vond ik in tools zoals Obsidian. De bestanden die je met deze tool maakt zijn ook zonder de tool te lezen en aan te passen. Het bedrijf heeft een bijzondere visie. Hier zie je een interview met de CEO. Alles wat SharePoint belooft - documenten opslaan, terugvinden, delen, versiebeheer - maar dan simpel, snel en lokaal. Zonder de overhead, zonder de complexiteit, zonder de vendor lock-in.
Een factor waar we niet omheen kunnen
Het afgelopen half jaar werd het voor iedereen zichtbaar. Tech-CEO's die met één druk op de knop functies aan- of uitzetten. Overheden die afhankelijk blijken van de grillen van Amerikaanse techbedrijven. Geopolitieke spanningen die bepalen of we nog bij onze eigen documenten kunnen.
We hebben de controle over onze meest cruciale asset - informatie - volledig uit handen gegeven. Als Microsoft morgen besluit de prijzen te vertienvoudigen, wat dan? Als geopolitieke spanningen escaleren en we worden afgesneden van 'onze' data in Amerikaanse datacenters?
Lokaal werken met open standaarden is meer dan een kwestie van efficiency. Het gaat om digitale soevereiniteit. Om controle over je eigen informatie. Om niet afhankelijk te zijn van bedrijven en landen waar je geen invloed op hebt.
De AI-paradox
Nu steeds meer overheidsorganisaties met AI willen werken, wordt de keuze voor open standaarden alleen maar urgenter. Want wat gebeurt er als je AI loslaat op een berg Word-documenten? Je krijgt een black box die een andere black box probeert te lezen.
Met Copilot kun je wel je SharePoint-documenten doorzoeken, maar je weet niet hoe het algoritme tot zijn antwoorden komt. Wat weegt het mee? Wat laat het weg? Hoe interpreteert het de verborgen opmaak en metadata in je bestanden?
Gestructureerde platte tekst daarentegen - zoals Markdown - is glashelder. Elk AI-systeem kan ermee werken. Je kunt precies zien wat erin staat en hoe het wordt geïnterpreteerd. Geen verborgen lagen, geen propriëtaire formaten die de interpretatie beïnvloeden.
Als de overheid AI wil gebruiken voor betere dienstverlening, moet ze eerst haar informatie op orde hebben. In een vorm die zowel mensen als machines kunnen begrijpen. Transparant, controleerbaar, onafhankelijk. Anders stapelen we alleen maar meer ondoorzichtigheid op ondoorzichtigheid.
De echte vragen
Wat als overheidsmedewerkers lokaal zouden werken in plaats van in de cloud? Die cloud belooft bescherming, maar haalt ook het directe zonlicht weg - de snelheid en transparantie die we nodig hebben. Wat als we controle over onze eigen informatie terugnemen? Wat als we systemen gebruiken die we begrijpen, in plaats van black boxes die op afstand uitgeschakeld kunnen worden?
Hardop twijfelen aan SharePoint voelt als vloeken in de kerk. Niccolò Machiavelli schreef het al:
Niets is qua voorbereiding moeilijker, qua succes twijfelachtiger en qua uitwerking gevaarlijker dan zich opwerpen als iemand die vernieuwingen wil doorvoeren. Want hij die dat doet, heeft hen die van de oude toestand profiteren tot vijanden, terwijl hij slechts lauwe verdedigers vindt in hen die van de nieuwe toestand zouden kunnen profiteren.
Het avontuur
Tijdens mijn vakantie voerde ik tientallen gesprekken met experts. Het voordeel van podia: toegang tot slimme mensen die al jaren hun hoofd breken over overheids-ICT. En tot mensen die niet bij de overheid werken en niet gehinderd worden door de beperkingen in het denken of legacy systemen. Mensen met briljante oplossingen die goed werken en vooral heel snel en goedkoop zijn. Over budgetoverschrijdingen van honderden miljoenen bij de politie. Over onze obsessie met de T van ICT, terwijl het om de I zou moeten gaan: informatie en communicatie, gefaciliteerd door technologie. Niet andersom.
Dit is mijn meest krankzinnige avontuur tot nu toe. Uitzoeken waarom we informatie zo moeilijk hebben gemaakt, terwijl ik dagelijks zie dat het simpel kan. Dat mensen beweren dat het complex is, wil niet zeggen dat het ook zo is. Vaak hebben ze ook nog een belang.
Wat ik de afgelopen weken deed
Mijn boek was af, dus zette ik ChatGPT, Claude en Perplexity aan het werk. Wekenlang lieten ze deep searches draaien naar alle mogelijke tegenwerpingen van sceptici. Het leverde 60.000 woorden aan gefact-checkte research op - alsof ik drie onvermoeibare onderzoekers tot mijn beschikking had. Fascinerend om zulke krachten te kunnen aansturen die voorheen ondenkbaar waren. Een van de leukste intellectuele puzzels ooit.
Mijn eerste bevindingen
Wat ik ontdekte tijdens mijn research? Enkele voorproefjes:
Zoekacties in SharePoint duren in de praktijk vaak 10-20 seconden of meer. Lokaal met slimme tools: vrijwel direct. Als dat dertig keer per dag gebeurt, wordt dat heel vervelend.
Datacenters verbruiken gigantische hoeveelheden energie en water. Die servers moeten 24/7 draaien en gekoeld worden. We hebben het over datacenters die evenveel water gebruiken als een middelgrote stad. Per dag. Voor jouw zelden nog geraadpleegde documenten in de cloud.
Markdown-bestanden zijn qua grootte maar een fractie van Word-documenten en bevatten geen verborgen complexiteit. Platte tekst die alles doet wat je nodig hebt en die met computers uit de jaren 60 en ook over dertig jaar nog prima uitleesbaar zijn zonder dat je afhankelijk bent van een techreus.
Het menselijke aspect is misschien nog wel het belangrijkste. Als ambtenaren 15 minuten per dag kwijt zijn aan zoeken en wachten – en dat is nog voorzichtig geschat – dan is dat een uur per week, 40 uur per jaar. Bij 2.000 medewerkers praat je over 50 voltijdbanen die opgaan aan frustratie.
'Maar we moeten online kunnen samenwerken!' hoor ik al. Los van het feit dat Obsidian dat binnenkort ondersteunt - hoeveel documenten worden er écht gezamenlijk bewerkt? Mijn onderzoek toont: minder dan 5%. We hebben een miljoenenkostende infrastructuur opgezet voor een uitzondering, zonder op een gezonde manier naar alternatieven te kijken.
En dan de onverwachte bonus: gestructureerde platte tekst is een zegen voor de Archiefwet en WOO-verzoeken. Doorzoekbaar, duurzaam toegankelijk, geen corrupte bestanden. De archivaris en WOO-ambtenaar zouden deze pilot moeten omarmen.
De kern
Deze feiten zijn het topje van de ijsberg. Het volledige onderzoek toont systematisch aan hoe onze huidige aanpak niet alleen geld kost, maar ook energie, water, tijd en werkplezier.
Stel dat er een alternatief bestaat voor 1-2% van de kosten. Hebben we dan niet de maatschappelijke plicht om dat spoor te verkennen?
Ik ben een pilot aan het uitwerken om tot dit bewijs te komen. Ik heb er zo'n half jaar voor nodig. De kosten van de pilots zijn een schijntje. Ik ben momenteel druk bezig om bij zes grote overheidsorganisaties budget te vinden. Een deel is zelfs al toegezegd. Ik ben met bestuurlijke zwaargewichten in gesprek om toezicht te houden op deze wonderlijke exercitie. Want ik denk echt dat het probleem op te lossen is.
Dit kon wel eens wat worden.
300.000 ambtenaren die weer met plezier werken. Voor een fractie van de kosten. Dat klinkt haast te mooi om waar te zijn. Maar wat als het dat niet is? Ik heb een lange geschiedenis van dingen voor elkaar krijgen die als heel lastig of onmogelijk werden bestempeld.
"Only the people crazy enough to think they can change the world are the ones who do."
Ben je nieuwsgierig? Wil je helpen? Ik weet nog niet hoe en wat, maar vul voor de zekerheid dit formulier alvast in.
About Martijn Aslander
Technologie-filosoof | Auteur | Spreker | Verbinder | Oprichter van vele initiatieven
