Photo by Luke Peters on Unsplash
Wonderlijk hoe weinig zorg en aandacht veel kenniswerkers en hun werkgevers stoppen in hun hard- en software. Spullen die je 4 tot 8 uur per dag gebruikt moeten het wel goed doen. De grootste kostenpost in elke organisatie is doorgaans personeel. Personeel dat dagelijks thuis of op het werk uren naar beeldschermen zit te kijken. 25% van de calorieën die je dagelijks verbrandt worden geconsumeerd door je brein, de grootste energieslurper van je lijf. Contant worden afgeleid kost mentaal heel veel energie, net als heen en weer schakelen tussen onderwerpen en taken. De meeste mensen hebben doorgaans meerdere programma's tegelijk open op hun computer. En schakelen doorgaans met de muis tussen die programma's om materiaal te copy-pasten tussen die programma's.
Zelden staan mensen er bewust bij stil of dat sneller, slimmer en beter kan. Bij het woord sneller merk ik regelmatig dat mensen weerstand hebben. 'Waarom moet alles toch steeds sneller?' Het antwoord is vrij eenvoudig; je houdt dan tijd over om te wandelen, te lezen of voor een goed gesprek. De cognitieve kwaliteit van ons werk is hard achteruit gegaan sinds we computers gebruiken, en al helemaal met met komst van de smartphone met notificaties, apps en alle gevolgen van dien. Waar mensen al helemaal niet bij stilstaan is hoe vaak per dag we met een muis op een knop klikken en wat voor patronen daar in zitten. Al 15 jaar geleden kwam een Amerikaans consultancybedrijf op het idee op het idee om met een stopwatch en een telmachine onderzoek te gaan doen.
Het hebben van een groot bureau vinden mensen doorgaans fijn, omdat je dan niet steeds allerlei spullen en papier hoeft te verplaatsen (precies waarom ik zo blij ben met Miro). Om dezelfde reden vinden mensen screen-estate; een groot (vooral breed) scherm met veel ruimte heel prettig. Het onderzoek bracht wat boeiende zaken aan het licht. Systematisch namen ze de meest voorkomende computer-gerelateerde taken onder de loep. Tekstverwerking, werken in spreadsheets, beeldbewerking, bestanden verplaatsen in mapjes enzovoorts. Taken die ongemerkt per dag vele honderden keren voorkomen. De conclusie (en die onderschrijf ik sinds ik jaren geleden overstapte op een ultra-wide scherm van LG van een paar honderd euro) is helder.
Als het gaat om werken op een computer, verliezen we veel meer tijd dan we denken aan interacteren met de user-interface van de computer. En hoe meer informatie we tegelijkertijd kunnen overzien, des te minder ons brein heen-en weer hoeft te schakelen en onze handen moet aansturen op muis- en toetsenbord bewegingen hoeft te maken. Alleen al aan werk-stress en uitval heb je een investering in brede schermen er zo uit. Die dingen verdienen zich in no-time terug. Het scheelt echt enorm ( mocht je Office-365 gebruiker zijn) als je Outlook, Word én Excel tegelijk naast elkaar in één scherm kunt zien. Het belangrijkste dat werkgevers zich moeten realiseren is dat hun medewerkers kennis- en informatiewerkers zijn. En dat hun gereedschap bepalend is voor de kwaliteit en de kwantiteit van hun output. En dat een investering van een paar honderd euro per werknemer zich heel snel terugbetaald. Wil je dat medewerkers mentaal fit blijven? Zorg dan dat ze digitaal fit worden.