Die letzten drei Wochen waren eine Reise. Eine Reise in die Welt der Optimierung, des Vorangehens, des Zeitmanagements. Ob es eine gute Reise war, ob das Erlebte Nachhaltigkeit im Alltag entwickelt, ob sie in der Rückschau, sagen wir zum Ende des Quartals, des halben oder ganzen Jahres, die Kraft entwickelt, das Getriebe meiner Arbeits- und Schaffenskraft nicht mit dem "Sand des Banalen" zu füllen [nach Christian Rieck | Anleitung zur Selbstüberlistung, S. 293]? Ein wunderbares Bild. Ich werde die Entwicklung verfolgen.

Zumindest haben die letzten drei Wochen Denkmuster und Herangehensweisen verändert. Die Ergebnisse sind hoch interessant und die sich daraus ergebenden Ideen vielfältig, sprudelnd, verlockend. So eine Art Brain-Detox.

Vermutlich werden die nächsten Zeilen tendenziell praktisch. Was ganz was Neues hier. Aber was hat sich seit der Unterhaltung zwischen Prof. Dr. Rieck und Niklas Steenfett zur Selbstorganisation und Selbstoptimierung im Februar getan? Einiges.

Das Leben ist Eins. Das klingt auch banal. Aber ich habe schon lange keine Trennung mehr zwischen Arbeit und Privat wahr genommen. Es ist und bleibt letztlich immer mein eines Leben. Meine Zeit. Zeit ist der alles bestimmende und feste Bestandteil in der Gleichung:  Zeit + Aktivität = Entwicklung oder sagen wir Fortschritt, erzeugt durch Produktivität. Dem kann ich etwas abgewinnen, da es noch einmal ganz klar vor Augen führt: ja, die Zeit ist endlich, bla bla, schon klar, aber sie ist vor allem fix. Nicht veränderbar. Damit ist ein für alle Mal einer der beliebtesten Sätze enttarnt und entlarvt: 

Ich war nie ein Freund dieses Satzes, habe ihn auch nicht benutzt und werde es auch nicht. Denn die Zeit, die man ohnehin nicht hat, sie läuft einfach nur mit, kann man demnach sowieso schon nicht nicht haben (Kein Satzbaufehler). Es geht einzig und allein darum, das für einen Richtige damit anzufangen. Und das ist eines Jeden eigene Entscheidung. Gott, ist das alles banal. Aber wie so oft hilft eine Prise Sinneschärfen, um auch das Banale einmal wieder schätzen zu lernen.

So wurden also über die letzten drei Wochen aus zuvor extrem arbeitssamen und dennoch lausig, lümmeligen Wochen strukturierte, mit Zielen, Logiken des Abarbeitens und ausreichend Zeiträumen des Müßiggangs. Vordringlichste Erkenntnis ist der Shift meines Mind-Sets aber auch die Erkenntnis, dass ich darüber vor zwölf, dreizehn Jahren auch schon einmal nachgedacht hatte, aber auf halben Weg vertrocknet war.

Was hat sich konkret verändert?

Der Tag bekommt geplante Struktur. Der Kalender verrät, wie das aussieht. Und das war eine erdrückende Wahrheit. Als ich mir bildlich auf dem Bildschirm vor Augen führte, wie viel Zeit für das Arbeiten verrinnt, abends zwar Zeit übrig bleibt, der Energieakku aber nahezu leer ist, musste die Erkenntnis reifen, die Zelte des Nachtdaseins abzubrechen, früher schlafen zu gehen und früh morgens folglich mehr Zeit energiereiche Zeit zu erhalten. Ein Passiv-Aktiv-Tausch. Energiereich = produktiv. Und dabei spreche ich nicht von Büroarbeit, sondern von Kreativarbeit oder sonstigen Morgenroutinen, die sonst unregelmäßig regelmäßig unter den Tisch fielen. Das Ergebnis ist Struktur (wer es braucht) und Wohlbefinden. Die Themen auf der Ideenliste kommen wieder nach und nach in den Fokus. Ideenliste - auch so ne Idee in sich selbst.

Neben dem ganzheitlichen Führen eines Kalenders, dem Haupttaktgeber allen Tuns, egal ob geschäftlich oder privat, bin ich zurück gekehrt zur konsequenten Null-E-Mail-Strategie. Die Postfächer sind am Ende des Tages  l e e r. Ohnehin ein großartiger Tagesabschluss: E-Mail-Postfächer geleert, Rechner runterfahren. Mitschriften zuklappen, zur Seite legen, vorher kurz aufgeschrieben, was morgen ansteht, ganzheitlich gedacht, nicht nur arbeitsmäßig und dann zufrieden 6 - 10 km Laufen gehen. Das macht schon Spaß. Die zuletzt wieder etwas zu viel gewordenen, so zwischendurch abgelegten Dateien auf dem Desktop (Faulheit) habe ich entweder gänzlich gelöscht oder sinnvoll verarbeitet. Der Desktop ist ebenfalls  l e e r. Du verfolgst das Bild? So nach und nach entsteht wieder Klarheit, Transparenz. Nicht, dass ich sie vorher nicht auch irgendwie gehabt hätte, aber eben nur irgendwie. Es ist nun wieder leichter, dran zu kommen.

Noch ein paar Dogmen gefällig?

Projekte sind Projekte und keine Aufgaben (!). Aufgaben sind Aufgaben (!) und nur wenn sie mit Uhrzeiten und Dauern versehen werden können, auch Kalendereinträge. Sonst nichts. Raus damit aus Kalendern, raus damit aus To-Do-Listen. To-Do-Listen ergeben nur Sinn, wenn man damit maximal die kommende Woche konkret planen kann. Der Rest ist grob für die kommenden Wochen. Wenn die Liste der zeitlich nicht zuzuordnenden Aufgaben zu lang wird, wenn es also ohnehin Aufgaben sind, die sich nur als solche tarnen, auch dann sind es keine Aufgaben, dann sind es Ideen (!). Dann ab in irgend eine Ideenliste und sich nicht darum kümmern, ob die immer länger wird. Wird sie eh - ist aber nicht schlimm. Kann als Schatzkästchen für Inspiration und Zeitvertreib gesehen werden. Aufgaben sind nur dann Aufgaben, wenn damit wirklich das Ziel oder auch die Pflicht verbunden ist, sie definitiv irgendwann bis maximal 6 Monate umzusetzen. Sonst, wie gesagt, Ideen.

Demzufolge meine Steuererklärung konsequent nicht als Idee anzusehen - daran könnte ich noch arbeiten. Ich betreibe ja aber den Shift erst seit drei Wochen. Und die Steuererklärung ist bereits terminiert. Nur halt noch nicht jetzt. Womit wir auch beim Priorisieren und prozessualen Denken wären. Jetzt wirds dann aber doch zu kleinteilig.

Und noch so ein Glaubenssatz: Was ist der nächste Schritt?
Welche Erkenntnis ergibt sich aus einer Information? (Achtung: Philosophier-Alarm.)

Verstanden? "STILL" "STAND" "GEHT" (still stehen und gehen: - das widerspricht sich ja an sich schon).

Es muss also immer einen nächsten Schritt geben. Welche Aufgabe liest einem die E-Mail? Nach alter "Getting things done" - Methode, die ich nicht favorisiere, dennoch: alles was in 2 Minuten gemacht werden kann, MACH! Danach E-Mail löschen. Alles was Information ist, lesen, wenn nötig irgendwo notieren oder verwerten, terminieren, anrufen, antworten, was auch immer aber um Gottes Willen - die Mail löschen. Es gibt keine Notwendigkeit, jeden Mist aufzubewahren. (Gilt auch für sämtliche Newsletter.) Es sei denn man ist gesetzlich dazu verdammt. Aber oho, da bekommen wir ja dann demnächst vielleicht eine Bürokratieerleichterung unserer Regierung geschenkt. Anstatt 10 Jahre Aufbewahrungsfrist demnächst dann nur noch 8 Jahre. Wenn da so durch geht. I'm thrilled. Übrigens auch eine schöne Wortschöpfung: "Erleichterung der Bürokratie". Mal drüber nachdenken? Darüber könnte man auch Bänder schreiben.

Entweder sich gleich allen Bereichen auf einmal widmen und einmal nach besagter Systematik abarbeiten. Durch den Schmerz muss man gehen. Man kann ihn aber auch abkürzen. "Einfach" mal beginnen und E-Mail-Insolvenz anmelden und alle Mails löschen. Mindestens mal alles, was älter als 1 Monat wenn nicht gar 2 Wochen ist. Absender, die Antworten erwarten, melden sich wieder. Und was bisher nicht passiert ist, wird auch nicht mehr passieren. Im Zweifel die Mails "zur Sicherheit", für die "Doppelten-Boden-Fetischisten", in einem externen Ordner auslagern und wegsperren. Ein erneuter Blick dort hinein? Höchst selten - eigentlich nie mehr. Räumt auf! Räumt auch das Hirn auf.

Irgendwann habe ich mal auf der Heckscheibe eines äußerst verdreckten Autos den mit Fingern geschrieben Satz gelesen: 

Legen wirs nicht gänzlich auf die Goldwaage. Aber so ähnlich ist das mit dem Geschriebenen hier auch. Über das Optische bis hin zum Inhaltlichen. Über freie Desktops und Mailpostfächer und über Logiken, wohin mit dem ganzen Wust an Information und Clutter, die uns tagtäglich fluten und uns Zeit wegnehmen (wollen) und doch gar nicht können. Denn die ist immer unverändert da. Es liegt einzig und allein an uns selbst, an jedem einzelnen, sich dagegen im Sinne der eigenen Ziele, Präferenzen und Prioritäten im Alltag und im Leben zu wehren und sich seinen Weg zu bahnen. 

Und die Ideen sprudeln wieder ...